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Dokumentenmanagementsystem enaio® – papierlos und revisionssicher

Viele Prozesse der öffentlichen Verwaltung sind heutzutage bereits digitalisiert. Nicht nur dank Onlinezugangsgesetz, E-Government-Gesetz und NDIG, sondern auch aus dem ureigenen Antrieb der Verwaltung heraus: die ihr gestellten rechtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® der Firma Optimal Systems bietet Lösungen speziell für die öffentliche Verwaltung. Die ITEBO-Unternehmensgruppe als langjähriger Partner entwickelt weiterführende Fachschalen. Von der digitalen Personalakte über das zentrale Gebäudemanagement bis hin zur allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) profitieren Verwaltungen in vielen Bundesländern von den personalisierten Lösungen.

Ihre Ansprechpartner

Geschäftsbereich Vertrieb

Ralf Hörnschemeyer

Servicebereichsleiter E-Services/DMS

Henning Köster

Produkt Neuigkeiten

|Nicht erst seit Corona – seit 20 Jahren ist die ITEBO-Unternehmensgruppe…

Enaio® – gut für Ordnung, Zusammenarbeit und Prozesse

Die Eingangswege in die öffentliche Verwaltung sind vielfältig. Von Briefen und Einschreiben über Telefonate, E-Mail und Onlineformulare – die Bürgerinnen und Bürger nutzen alle ihnen zur Verfügung stehenden Medien, um in Kontakt zu treten.

Diese zunehmend digitale Kommunikation stellt Verwaltungen vor die Herausforderung, jederzeit die entsprechenden Unterlagen im Zugriff zu haben. Ein gut geführtes DMS erleichtert genau diese Arbeit: es stellt allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die benötigen Unterlagen direkt zur Verfügung – vollständig, ohne langes Suchen und ortsunabhängig.

 

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Das DMS enaio® bietet für die öffentliche Verwaltung, aber auch für kirchliche Einrichtungen und Unternehmen eine Reihe von Vorteilen in der täglichen Arbeit:

  • standortunabhängige, parallele Dokumentenbearbeitung
  • Vermeidung von Mehrfachablage
  • Informationen auf Knopfdruck verfügbar
  • Reduktion des Papierverbrauchs
  • automatische revisionssichere Langzeitarchivierung
  • zentrale Benutzerkonten- und Zugriffsrechtesteuerung (Rollen- und Rechtekonzept)
  • zentrale Zusammenfassung unterschiedlicher Quellen (E-Mails, Briefe, Faxe, Telefonate)
  • umfangreiche Recherchemöglichkeiten
  • Sicherstellung der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für aufbewahrungspflichtige Dokumente
  • Vielzahl bestehender Schnittstellen zu gängigen Fachverfahren
  • Standortunabhängiges Arbeiten – von Außenterminen über Nebenstellen bis hin zum Homeoffice

Die intensive Nutzung des Dokumentenmanagementsystems in Zusammenarbeit mit den umfangreichen Schnittstellen erlaubt ein flüssiges Arbeiten: Im DMS stehen die durch die Fachverfahren erzeugten Unterlagen tagesaktuell zur Verfügung und können bspw. für die Recherche genutzt werden. Das langwierige Suchen von Unterlagen entfällt, die Arbeit wird flüssiger.

 

Unsere speziellen Lösungen für die öffentliche Verwaltung

Enaio® von Optimal Systems bietet nicht nur eine Vielfalt von Modulen, die für die tägliche Arbeit erforderlich sind – gemeinsam mit der ITEBO-Unternehmensgruppe wurden Lösungskomponenten, sogenannte Fachschalen, entwickelt, die als einzelne Pakete zur Verfügung stehen und den Einstieg, aber auch den Ausbau des DMS in der Verwaltung jederzeit ermöglichen.

Gemein ist allen Fachschalen der ITEBO-Unternehmensgruppe, dass das bestehende Fachverfahren als führendes System bestehen bleibt. Die Fachlogiken werden nicht nachgebaut, sondern um eine sinnvolle, für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügbare Ablage erweitert.

Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV)

Die Organisation der grundsätzlichen Ablagestrukturen der öffentlichen Verwaltung wird mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung digitalisiert und die Zuteilung an die einzelnen Fachbereiche erleichtert.

Die Basis der strukturierten Ablage bildet dabei meistens der Produkt- bzw. Aktenplan der Kommune. Die Struktur lässt sich flexibel gestalten und individuell auf die Gegebenheiten vor Ort anpassen. Dank automatischer Erzeugung von Aktenzeichen und Vorgangsnummern werden aus einzelnen E-Mails, Briefen, Faxen, Telefonanrufen und alten Papierakten eine gemeinsame elektronische Akte. Durch die vollständige Aktenführung in enaio® gehören Medienbrüche der Vergangenheit an und Bearbeitungszeiten bei Serviceanfragen können verkürzt werden.

Kasse und Anordnung

Die Fachschale erlaubt die Digitalisierung und Zuweisung von Eingangsrechnungen innerhalb der Kommune. Abhängig vom bevorzugten Weg der Verwaltung erfolgt die Dokumentenerfassung vor oder nach dem Bearbeitungs- und Freigabeprozess. 

Mit dem Scan werden die Rechnungen um die benötigten Metadaten angereichert und revisionssicher archiviert. Details zur Lösung mit vor- oder nachgelagerter Erfassung finden Sie in unserem Produktflyer enaio®.

Rechnungseingangsworkflow

Ergänzend zur Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit der Fachschale Kasse und Anordnung erlaubt der enaio® Rechnungseingangsworkflow den umfangreichen Prozess der Rechnungserfassung, Kontierung und Zuweisung an Fachbereiche (in Teilen) zu automatisieren. Über eine intelligente OCR-Texterkennung können Rechnungssteller, Kontodaten usw. automatisiert ausgelesen werden.

Die entsprechenden Daten sind direkt im DMS recherchierbar. Angereichert um die Buchungsdaten des Finanzfachverfahrens wird die Rechnung anschließend in einen Freigabeprozess geleitet. Vordefinierte Regeln ermöglichen dem System dabei die richtige Zuweisung nach Kostenstelle, auch Urlaubs-/Krankheitsvertretungen können hinterlegt werden.

Die Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnungen erfolgt manuell durch die zugewiesenen Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterinnen. Auch Freigabeprozesse wie Freizeichnung durch Passwort oder mittels elektronischer Signatur können etabliert werden.

Steuerakte für Steuern und Abgaben

Im Rahmen der Steuerakte werden für alle steuerpflichtigen Personen bzw. Organisationen Akten im DMS enaio® erstellt. So entstehen für Grundbesitzabgaben, Gewerbesteuer, Hundesteuer, Vergnügungssteuer usw. einzelne Akten. Das bestehende Fachverfahren bleibt führendes System, erlaubt jedoch Akteneinsicht auch für weiterführende Bereiche.

Mit der Anbindung des Finanzfachverfahren können die regelmäßig erstellten Bescheide im DMS enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert werden.

Digitale Vollstreckungsakte

Mit der digitalen Vollstreckungsakte stehen alle Dokumente einer Vollstreckung auf Knopfdruck zur Verfügung: von der ersten Ankündigung bis hin zum aktuellen Status. Pro Person legt enaio® eine einzelne Akte an, bei der Erzeugung der Akte wird auf die Indexdaten des Fachverfahrens zurückgegriffen. Dadurch können Folgebescheide automatisch aus dem Fachverfahren in die Akte überführt werden.

Digitale Personalakte

Auch bei der Einführung der digitalen Personalakte bleibt das bestehende Fachverfahren das führende System. In der digitalen Personalakte können jedoch alle für die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevanten Unterlagen zusammengefasst werden.

So bleibt der Überblick über z. B. Verträge, Gehaltserhöhungen, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie Personalgespräche jederzeit erhalten. Führungskräfte erhalten Zugriff auf die Personalakten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch Sichtrechte für Personalräte bzw. Betriebsräte und Mitglieder der Mitarbeitervertretung (MAV-Benutzer) können bei Bedarf eingerichtet werden.

Über Schnittstellen zu Fachverfahren können z. B. Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsmitteilungen automatisiert in die Akte übertragen werden.

Digitale Vergütungsakte

Ergänzend zur digitalen Personalakte kann im DMS enaio® eine digitale Vergütungsakte geführt werden. Diese erlaubt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf die in den Fachverfahren erzeugten Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsmitteilungen.

Projektakte

Ob die Organisation von Kulturveranstaltungen, Impfkampagnen oder verwaltungsinternen Projekten – immer wieder können im Alltag der öffentlichen Verwaltung einzelne Projektakten notwendig und sinnvoll werden. 

Mit der Projektakte des DMS enaio® können jegliche Arten von Projekten zielgerichtet abgebildet werden, auf Wunsch werden individuelle Indexdaten für das bessere Suchen und Finden mit der Verwaltung zusammen erarbeitet und durch die ITEBO-Unternehmensgruppe implementiert. 
 

Bauaktenverwaltung und Objektakte

Im Rahmen der Fachschale digitale Bauaktenverwaltung dient das DMS enaio® ebenfalls als zentrale Sammelstelle für die im Rahmen der Prozesse anfallenden Unterlagen. Indexdaten aus dem führenden Fachverfahren können für die Suchfunktion genutzt werden, das Auffinden der Unterlagen wird für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleichtert.

Durch die direkte Anbindung von Großformatscannern und über die Archivierung von Altakten (siehe auch Scandienstleistungen) wird eine lückenlose digitale Aktenführung ermöglicht.

Mit der Objektakte können darüber hinaus Objekte jeglicher Art, für die die Verwaltung zuständig ist, abgebildet werden (z.B. Gebäude, Straßen, Spielplätze, Brücken oder Denkmäler). Eine strukturierte Ablage nach Maßnahmen unterstützt den Gesamtüberblick.

KfZ Akte

Kern der Kfz-Lösung ist die zentrale Ablage aller zulassungsrelevanten Daten je Kraftfahrzeug. Jedem Kfz wird dabei eine separate Akte zugewiesen, deren Indexdaten sich aus den Daten des führenden Fachverfahrens ergeben.

Auflösen von Papierarchiven

Ein erster Schritt in Richtung DMS wird oft durch Platzmangel initiiert. Alte und laufende Papierakten stapeln sich in Büros und Aktenräumen. Papierarchive können durch Scandienstleistungen (siehe auch Scandienstleistungen) digitalisiert und in vorhandene Aktenstrukturen im enaio® abgelegt werden (z.B. Bauakte oder Steuerakte). Alternativ sind reine Ablagemöglichkeiten zur Altdatenauskunft möglich (z.B. bei der Digitalisierung von Microfiche, etc.).

Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)

Viele Verwaltungen streben danach, eingehende Dokumente beim Eingang ersetzend zu scannen. Dadurch sollen die Archive entlastet und eine Vernichtung der Papierdokumente ermöglicht werden. Hierzu ist mehr als eine technische Scan-Lösung notwendig. Zu berücksichtigen sind die unterschiedlichen Schutzbedarfe der Papierakten im Rahmen einer Schutzbedarfsanalyse, ebenso müssen die technischen Komponenten für einen revisionssicheren Scan und eine Ablage erfüllt werden. Auch sind Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen für das ersetzende Scannen vorzuhalten. 
Verfahrenstechnische Unterstützung bietet hier der Service strategische Beratung.
 

Mitzeichnungsworkflow

Der enaio® Mitzeichnungsworkflow bietet eine komfortable Möglichkeit für die Abbildung von digitalen Prozessen in den Bereichen der Freigabe, Mitzeichnung und Kenntnisnahme. 

Dokumente werden über den enaio® Mitzeichnungsworkflow an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet. Ein Workflow-Protokoll dokumentiert die einzelnen Bearbeitungsschritte und Bemerkungen. Dieses Protokoll verbleibt nach Abschluss des Workflows an dem freigegebenen Dokument. Zusätzlich ist eine automatische Wandlung von Dokumenten in das PDF-Format möglich, um den Status von freigegebenen Dokumenten zu belegen.
 

Individuelle Aktenlösungen

Je nach Anforderung der Verwaltung kann es erforderlich sein, individuelle Aktenlösungen zu schaffen. Dazu gehören bspw. die Kunden-/Lieferantenakte oder ein Bildarchiv.
 

Weitere Details zu allen Fachschale finden Sie in unserem Produktflyer enaio® ECM für die öffentliche Verwaltung. 

Unsere Leistungen

Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus über 100 DMS-Projekten in Verwaltung und Kirche: 

  • Erarbeitung eines individuellen Einführungskonzepts und eines Projektplans
  • Projektmanagement
  • Beratung und Unterstützung bei Installation und Konfiguration der Lösungsschalen
  • Individuelle Konfiguration der Lösungsschalen
  • Beratung bei Rollen- und Rechtekonzepten
  • Implementierung von Workflows und Routinen
  • Datenmigration: 
    • Import bestehender digitaler Aktenbestände
    • Import bestehender analoger Aktenbestände (siehe Scandienstleistungen)
  • Hosting des Systems, inkl. Updatemanagement und Datensicherung
  • Schulungen & Workshops
  • Unterstützung der Anwender per Telefon & Fernwartung
     

Downloads

Stadt Haselünne

Bereits bei der Einführung von enaio® haben wir die enormen Vorteile der Lösung schnell schätzen gelernt. In kurzer Folge haben wir das System für die Bereiche Steuerakte, Personalakte und Rechnungsworkflow eingeführt. Auch hier hat sich wieder gezeigt, dass die detaillierten Kenntnisse der ITEBO über unsere Abläufe nicht nur die Zusammenarbeit vereinfachen, sondern auch Effizienz bringen.

Markus Schüler

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