KI einsetzen in der öffentlichen Verwaltung

KI kann mehr als Texte schreiben - aber was genau?

KI ist längst mehr als ein Chatbot für Texte und Zusammenfassungen. Doch wo kann sie den Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung tatsächlich erleichtern? Ein aktueller Beitrag des Fachmediums eGovernment zeigt, welche KI-Vorhaben in den Strategien von 29 Landkreisen eine wichtige Rolle spielen. Das Spektrum reicht von Textassistenz und Chatbots über Wissensmanagement und Sitzungsprotokollierung bis hin zu Prozessmanagement und der automatisierten Bearbeitung von Posteingängen.

Spannend ist dabei vor allem: Viele der Anwendungen sind längst konkrete Verwaltungsthemen – und keine Zukunftsmusik.

Wir nehmen die wichtigsten Anwendungsfelder genauer unter die Lupe und zeigen, wo KI heute schon Mitarbeitende entlasten, Prozesse vereinfachen und den Bürgerservice verbessern kann.

Zum Beitrag der eGovernment Compuing: KI in Landkreisen – die wichtigsten Vorhaben im Überblick

KI als Textassistent

für interne Dokumente

Nicht jeder KI-Agent darf interne Dokumente hochgeladen bekommen. Ob Bürgerakten, Vergabevermerke, Ausschreibungsdokumentation: manche Texte bleiben aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit besser im internen Netzwerk.

Und dennoch ist eine Textzusammenfassung eine große Arbeitserleichterung. Das Lesen, Strukturieren und Erstellen von Texten, das Zusammenfassen umfangreicher Dokumente, das Formulieren von Entwürfen oder das Aufbereiten von Informationen. Entscheidend hierbei ist, dass das KI-System sicher und sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert wird.

Mit Assistent.iQ bietet ITEBO eine KI-Lösung, die speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung gedacht ist. Sie unterstützt Mitarbeitende bei typischen Aufgaben der täglichen Text- und Informationsarbeit – und schafft damit Freiräume für die Aufgaben, bei denen menschliche Expertise gefragt ist.

Interesse an Assistent.iQ, dem datenschutzkonformen KI-Tool der Bundesdruckerei?

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KI in der Bürgerkommunikation

Antworten, auch Sonntagmittag um 13:37 Uhr

„Wann hat das Bürgerbüro geöffnet?“ „Welche Unterlagen brauche ich für meinen Antrag?“ „Wo kann ich meinen Termin vereinbaren?“ Viele Anfragen an die Verwaltung wiederholen sich – und binden trotzdem Zeit bei den Mitarbeitenden.

Genau hier sehen die KI-Strategien vieler Landkreise einen wichtigen Anwendungsfall: Chatbots und Voicebots für die Bürgerkommunikation.

Ein KI-gestützter Assistent kann häufige Fragen rund um die Uhr beantworten, Informationen auf der Website zugänglich machen und Bürgerinnen und Bürger gezielt zu den richtigen Angeboten führen. Dabei greift er auch auf Informationen aus dem BUS/BIS und dem Serviceportal OpenR@thaus zu.

Mit ITeBOT bietet ITEBO dafür einen KI-gestützten Chat- und Voicebot. Er kann auf der Website oder am Bürgertelefon eingesetzt werden und unterstützt Bürgerinnen und Bürger ohne Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu belasten. KI ersetzt dabei nicht den persönlichen Kontakt. Sie schafft Freiräume für die Gespräche, bei denen persönliche Beratung wirklich gebraucht wird.

Interesse am ITeBOT? Fragen Sie ihn direkt rechts am Bildschirmrand. Oder buchen Sie einen Termin bei Ihrem persönlichen Ansprechpartner:

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KI in Sitzungen und Meetings

Protokolle auf Knopfdruck

Sitzungen, Ausschüsse und Besprechungen dokumentieren kostet Zeit – und lenkt Mitarbeitende vom eigentlichen Austausch ab.

SpeechMind unterstützt die Verwaltung dabei, Gespräche automatisch zu transkribieren und daraus strukturierte Protokollentwürfe zu erstellen. Ob Ergebnisprotokolle oder Redeprotokoll, digital, analog oder hybrid - ab sofort bleibt mehr Zeit für die Inhalte, während KI die Dokumentation unterstützt.

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KI und Datenschutz

Bei KI-Diensten für die öffentliche Verwaltung spielt der Datenschutz von Anfang an eine zentrale Rolle, weil dabei häufig personenbezogene und teilweise besonders schützenswerte Daten verarbeitet werden. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der Datenschutzgesetze von Bund und Ländern müssen daher bereits vor der Einführung berücksichtigt werden.

Die Datenschutzbeauftragten der ITEBO prüfen im Rahmen einer Vorprüfung die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen. Sie wägen Möglichkeiten ab und gestalten die Grundlagen für Sicherheit, Compliance und das Vertrauen von Bürgerinnen, Bürgern und Mitarbeitenden.

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Automatisierung mit und ohne KI

Routinearbeiten an EMMA delegieren

Manche Arbeiten kosten uns Zeit, weil nur vordefinierte Klickpfade durchlaufen werden. Ist hier keine inhaltliche (Vor-)Kontrolle erforderlich, kann Autoflow EMMA diese Aufgaben übernehmen. Das reduziert persönliche Abhängigkeiten bspw. bei der Bereitstellung von Auswertungen und spart Zeit bei Arbeiten, die aus reiner Datenübernahme von Antrag ins Fachverfahren bestehen.

Konkrete Anwendungsfälle für Autoflow EMMA:

Reporting aus einem Tool ziehen und per Mail bereitstellen
Datenübernahme von einem Antrag ins Fachverfahren
Veröffentlichung von freigegebenen Pressemitteilungen oder SocialMedia Postings in den jeweiligen Kanälen
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Kopf frei für wichtige Themen!

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