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Aktendigitalisierung – Papierakten sicher scannen und digitalisieren

Das Auflösen der Papierarchive und die Umwandlung von Papierakten in digitale Akten bietet Verwaltungen nicht nur die Möglichkeit, Platz zu schaffen – vielmehr sind digitale Akten immer dann von Vorteil, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten, von unterwegs oder aus dem HomeOffice auf Unterlagen zugreifen müssen. 
Die hohen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen öffentlicher Auftraggeber sind dabei von der Abholung der Aktenbestände über das Einscannen und Digitalisieren bis hin zur Rückführung bzw. Vernichtung zu beachten. 

Ihre Ansprechpartner

Geschäftsbereich Vertrieb

Ralf Hörnschemeyer

Geschäftsbereich Consulting

Dr. Stephan Lütke Glanemann

Akten scannen und digitalisieren

Mobiles Arbeiten, digitale Verwaltung und Akteneinsicht von unterwegs – die Digitalisierung spielt in der öffentlichen Verwaltung eine große Rolle. Mit Einführung von elektronischen Rechnungen oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt sich häufig die Frage, wie die bestehenden Papierakten digitalisiert werden können.

Auf Basis einer europaweiten Ausschreibung für einen Rahmenvertrag Scandienstleistungen zur Aktendigitalisierung bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe der öffentlichen Verwaltung – und dabei vor allem den Gesellschaftern der ITEBO – eine vergabefreie Digitalisierung der Papierakten. Umfassend und qualitätsgesichert.

Die Abwicklung der Scanleistungen erfolgt mit der DMI GmbH & Co. KG auf Basis eines Rahmenvertrages und eines Auftragsverarbeitungs-Vertrages (AVV). Die ITEBO übernimmt die Projektsteuerung und -koordination im Rahmen eines Projektmandates. Der Partner DMI GmbH & Co. KG ist u. a. nach ISO 27001 zertifiziert und hat interne Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen der TR RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) organisiert.

 

Unsere Leistungen

Profitieren Sie von unserem Know-how:

  • projektartige Realisierung der Scandienstleistung (Aktensichtung, Abstimmung, Qualitätssicherung)
  • Vor- und Aufbereitung für den Transport
  • Sachgerechter Scan (ISO 27001 zertifiziert, Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen der TR RESISCAN des BSI)
  • Einlagerung oder Vernichtung der Papierakten
  • Übernahme der digitalisierten Dokumente in kundeneigene Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
  • Scan- und Digitalisierungsdienstleistungen von allen papiergebundenen Akten der öffentlichen Verwaltung, bspw.:
    • Straßenkarten des Bürgeramtes
    • Akten aus dem Bereich Grundsteuer
    • Akten aus dem Bereich Hundesteuer
    • Akten aus dem Bereich Gewerbesteuer
    • Akten des Sachgebietes Liegenschaften
    • Personalakten

 

 

Georgsmarienhütte

Nach einer intensiven Vorbereitung war die ITEBO mit ihrem Rahmenvertragspartner DMI GmbH innerhalb kurzer Zeit in der Lage, unsere Aktenbestände abzuholen, anforderungsgerecht einzuscannen und qualitätsgesichert als E-Akten in unserem enaio-System bereitzustellen, so dass die Digitalisierung an keiner Stelle zu Behinderungen in der Verwaltungsarbeit geführt hat.

Bettina Meyer, DMS-Koordinatorin

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