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Strategische Beratung – maßgeschneidert für die öffentliche Verwaltung

Die moderne Stadt, die öffentliche Dienstleistung, die kommunale Selbstverwaltung stehen heute vor der digitalen Transformation, in der es darum geht, den an sich geschlossenen Kosmos einer öffentlichen Verwaltung für Bürger, Bürgerinnen und Unternehmen digital zugänglich zu machen.

Die kommunale Handlungshoheit zu bewahren und die Digitalisierung auszubauen, bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und dem Onlinezugangsgesetz (OZG) zu beraten und zu unterstützen sowie zur Prozessverbesserung und -optimierung beizutragen: das ist Aufgabe und Anspruch unserer strategischen Beratung.

Ihre Ansprechpartner

Geschäftsbereichsleiter Vertrieb und Digitalisierung

Ronny Kirchner

Servicebereichsleiter Consulting

Wilm-Steffen Becker

Strategische Beratung – Technik, Organisation und Mensch im Einklang

Drei tragende Bausteine gilt es bei der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu berücksichtigen: die technischen Hilfsmittel, die organisatorischen Veränderungen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vor allem das Einbeziehen der Menschen in die neu zu schaffenden Prozesse und veränderten Strukturen schafft Stabilität und verbessert die Erfolgschancen einer umfänglichen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
Das ist der Fokus der TOM-Methode®. Technik, Organisation und Mensch bilden im Einklang miteinander ein schlagkräftiges Team, um der Digitalisierung in Städten, Gemeinden, Samtgemeinden und Landkreisen zum Erfolg zu verhelfen.

 

Unsere Module

Seit über 20 Jahren steht die ITEBO-Unternehmensgruppe für eine kontinuierliche und nachhaltige Gestaltung und Weiterentwicklung öffentlicher IT. Mit kommunalem Know-how, Prozesswissen und Branchenkenntnis leisten wir innovative, qualitativ hochwertige Projekt-, Organisations- und Strategieberatung.

 

Technik

Ob Bürgerportale für Online-Verwaltungsleistungen, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für den digitalen Posteingang und die digitale Aktenführung oder zentrale Plattformen im Finanzwesen und Bürgerservice: die Technik entwickelt sich immer weiter.

Die öffentliche Verwaltung profitiert in der Digitalisierung von technisch ausgereiften Lösungen, die sich um die Routine kümmern – rechtssicher, schnell und rund um die Uhr.

Doch die Technik erfordert auch eine Transformation der Verwaltung. Was vor 20 Jahren ein sinnvoller, papiergebundener Prozess war, mag in der digitalen Umgebung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) umfangreiche Prozessanpassungen und -optimierungen erfordern.

Zentraler Posteingang

Organisations- und Konzeptionsunterstützung für IT und Orga

In enger Abstimmung mit der Verwaltung wird ein Konzept zum zentralen Scannen und Verteilen der Eingangspost im zentralen Posteingang erstellt. Dabei werden Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, sowie die Integration des zentralen digitalen Posteinganges in das Dokumentenmanagementsystem vorangetrieben.

Im Ergebnis entsteht ein Konzept zur Digitalisierung des Posteinganges, dass auch die anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege umfasst.

 

Ordnungsgemäße Aktenführung

Grundlagenschulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Saubere und rechtskonforme Aktenführung ist auch bei der digitalen Akte die Grundlage für gutes Verwaltungshandeln. Im Workshop sensibilisieren wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufbau und Struktur der Akten, ein verwaltungseinheitliches Ordnungssystem und spre-chen über Lebenszyklen von digitalen und analogen Akten. Der Vortrag und der Dialog wer-den durch praktische Übungen ergänzt.

Ein besonderer Fokus des Workshops liegt in der Behandlung von Anforderungen und Lö-sungsmodellen, die beim Wechsel auf eine elektronische Aktenführung relevant sind.

Organisation

Der Übergang zwischen der Integration neuer Fachverfahren, das heißt der Modernisierung der Technik, und prozessualer Anpassungen, das heißt der Organisation der Verwaltung, ist fließend. Den Standort und den Zielpunkt zu bestimmen, ist wichtig für die Konzeption der Maßnahmen in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Digitalisierungs-Check

Standortbestimmung für die Verwaltung

Im Hinblick auf den Digitalisierungsgrad der Kernverwaltung erfolgt eine Aufnahme der IST-Situation. Der Check beinhaltet die Recherche, Aufbereitung und Interpretation der strategi-schen Ausrichtung der Verwaltung. Betrachtet werden u.a. die Innovationskraft mit Blick auf Produkte, Qualifikationen und Arbeitsplätze, die interkommunale Zusammenarbeit, die Offenheit und damit Fähigkeit zur Veränderung sowie allgemeine Informationen zur Organisation der Verwaltung.

Im Ergebnis erhält die Verwaltung eine Übersicht der Handlungsfelder, die bei der Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung eine zentrale Rolle spielen.

Mensch

Die beste Organisation und die neueste Technik sind kein Garant für erfolgreiche Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. Nur dann, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit IT- und Orga-Leitung, mit Digtialisierungsverantwortlichen und Verwaltungsleitung Hand in Hand arbeiten, kann und wird die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelingen.  

Führungskräfte-Sensibilisierung

Standortbestimmung und Aufgabendefinition für Führungskräfte

Vorangehen, Mitnehmen, Motivieren – die Aufgaben einer Führungskraft sind vielfältig. Mit dem Workshop erfolgt eine Sensibilisierung der Führungskräfte für die Aufgabenstellung der Digitalisierung. Die Aufgaben ergeben sich u. a. aus gesetzlichen Regelungen wie dem OZG und aus den politischen Rahmenbedingungen (Mehrheiten, Zielrichtung und Empfindlichkei-ten) der Verwaltung.

Im Ergebnis werden spezifische Anfragen diskutiert und – auf Wunsch – individuelle Maßnahmen für die Verwaltung definiert.

Mittel- und langfristige Vorstellungen von der „Verwaltung der Zukunft“ beinhalten häufig die Unabhängigkeit der Arbeit von Zeit und Ort, flexible Dienstleistungen und steigende Mobilität. Digitale Portale erleichtern Bürgern und Mitarbeitern die Erledigung ihrer Aufgaben – mal mit, mal ohne den Einsatz künstlicher Intelligenzen und Chatbots.
 
Menschen, Organisationen, aber auch Technologien, begeben sich für diese Vision auf den Weg der Veränderung. Hier setzt der Beratungsansatz der TOM-Methode® an. Die TOM-Methode® vereint Technologie, Organisation und Mensch in einer ganzheitlichen Betrachtungsweise und rückt das mittelfristige Ziel durch individuell auf die Umgebung abgestimmte Vorgehensmodelle in greifbare Nähe. Auch langfristige Visionen der Zukunft werden so methodisch erreichbar.

Mitarbeitersensibilisierung

Veränderungskommunikation, Organisatorische und prozessuale Veränderungen rufen häufig Misstrauen und Unverständnis hervor. Diesem rechtzeitig zu begegnen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits zu Beginn des Prozesses einzubeziehen, ist ein wesentliches Erfolgskriterium bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden daher bereits frühzeitig, bei der Bedarfsanalyse mit einbezogen, organisatorische Veränderungen werden transparent und nachvollziehbar. Technische und fachliche Schulungen ergänzen die Mitarbeitersensibilisierung und -qualifizierung.

Die öffentliche Verwaltung wird digital – gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Projektmanagement

Wasserfall oder nach agilen Methoden

Der digitale Transformationsprozess in der öffentlichen Verwaltung ist ein langer Weg, der mit zweckmäßigen Projektmanagement-Methoden beschritten werden muss. Der richtige Projektansatz bei der Entwicklung, Steuerung und Durchführung von Projekten ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Insbesondere ein systematisches Multi-Projektmanagement ergänzt Bewährtes und hilft den Wandel effizient und effektiv zu gestalten. Wir kennen die Besonderheiten von öffentlichen Verwaltungen und können systematische Lösungen finden. Im Rahmen des TOM®-Ansatzes etablieren wir schrittweise und verträglich für die Organisation Standards und Qualifikationen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Führungskräfte-Coaching

New Work und demographischer Wandel gewinnen auch in der öffentlichen Verwaltung an Relevanz in der Bildung, Ausbildung und Fortbildung der vorhandenen Mitarbeiter und Führungskräfte. Digitalisierung erfordert spezielle Qualifikationen bei den Mitarbeitern die aktuell überall gesucht werden. Dem müssen auch die Führungskräfte von kommunalen Verwaltungen Rechnung tragen. Wer „richtig“ führt, hat zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die langfristig der Verwaltung erhalten bleiben.

Wir unterstützen junge und erfahrene Führungskräfte bei Zielklärung oder bei der Lösung kritischer Entscheidungs-, Konflikt- oder Problemsituationen genauso wie bei der Begleitung zur Erreichung langfristiger Ziele oder bestimmter Verhaltensänderungen.

 

Unsere Leistungen

Profitieren Sie von unserem Know-how:

  • Zentraler Posteingang
  • Ordnungsgemäße Aktenführung
  • Digitalisierungs-Check
  • Führungskräfte-Sensibilisierung
  • Mitarbeitersensibilisierung
  • Projektmanagement
  • Führungskräfte-Coaching
     

Downloads

Landkreis Göttingen, IT-Leiterin Landkreis Göttingen

Die ITEBO mit ihrem kommunalen Prozess-Know-how, dem Wissen um die Schnittstelle von Technik, Organisation und Mensch und der jahrelangen Erfahrung in der Anwendungsbetreuung ist der richtige Partner für den anstehenden mehrjährigen Digitalisierungsprozess.

Ilona Ehrhardt

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