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Strategische Beratung – maßgeschneidert für die öffentliche Verwaltung

Die moderne Stadt, die öffentliche Dienstleistung, die kommunale Selbstverwaltung stehen heute vor der digitalen Transformation, in der es darum geht, den an sich geschlossenen Kosmos einer öffentlichen Verwaltung für Bürger, Bürgerinnen und Unternehmen zugänglich zu machen. 

Die kommunale Handlungshoheit zu bewahren und in das digitale auszudehnen, die Umsetzung von E-Government-Gesetz und Onlinezugangsgesetz (OZG) voranzutreiben und für Prozessverbesserungen und -optimierungen zu nutzen: das ist Aufgabe unserer strategischen Beratung.
 

Ihre Ansprechpartner

Geschäftsbereichsleiter Vertrieb

Ronny Kirchner

Leiter Consulting

Wilm-Steffen Becker

Strategische Beratung – Technik, Organisation und Mensch im Einklang

Drei große Bausteine gilt es bei der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zu berücksichtigen: die technischen Hilfsmittel, die organisatorischen Veränderungen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vor allem das Einbeziehen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die neu geschaffenen Prozesse und veränderten Strukturen schafft Stabilität und verbessert die Erfolgschancen einer umfänglichen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Das ist der Kern der TOM-Methode®. Technik, Organisation und Mensch bilden im Einklang miteinander ein schlagkräftiges Team, um die Digitalisierung in Städten, Gemeinden, Samtgemeinden und Landkreisen zum Erfolg zu verhelfen.

 

Unsere Module

Seit über 20 Jahren steht die ITEBO-Unternehmensgruppe für eine kontinuierliche und nachhaltige Gestaltung und Weiterentwicklung öffentlicher IT. Mit kommunalem Know-how, Prozesswissen und Branchenkenntnis leisten wir innovative, qualitativ hochwertige Organisations- und Strategieberatung.

 

Technik

Ob Bürgerportale für Online-Verwaltungsleistungen, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für den digitalen Posteingang und die digitale Aktenablage oder zentrale Plattformen im Finanzwesen und Bürgerservice: die Technik entwickelt sich immer weiter.

Die öffentliche Verwaltung profitiert in der Digitalisierung von technisch ausgereiften Lösungen, die sich um die Routine kümmern – rechtssicher, schnell und rund um die Uhr.

Doch die Technik erfordert auch eine Transformation der Verwaltung. Was vor 20 Jahren ein sinnvoller, papiergebundener Prozess war, mag in der digitalen Umgebung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) umfangreiche Prozessanpassungen und -optimierungen erfordern.

Zentraler Posteingang

Organisations- und Konzeptionsunterstützung für IT und Org

In enger Abstimmung mit der Verwaltung wird ein Konzept zum zentralen Scannen und Verteilen der Eingangspost im zentralen Posteingang erstellt. Dabei werden Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, sowie die Integration des zentralen digitalen Posteinganges in das Dokumentenmanagementsystem vorangetrieben.

Im Ergebnis entsteht ein Konzept zur Digitalisierung des Posteinganges, das auch die anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege umfasst.

Ordnungsgemäße Aktenführung

Grundlagenschulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Saubere und rechtskonforme Aktenführung ist auch bei der digitalen Akte die Grundlage für gutes Verwaltungshandeln. Im Workshop sensibilisieren wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufbau und Struktur der Akten, ein verwaltungseinheitliches Ordnungssystem und sprechen über Lebenszyklen von digitalen und analogen Akten. Der Vortrag und der Dialog werden durch praktische Übungen ergänzt.

Ein besonderer Fokus des Workshops liegt in der Behandlung von Anforderungen und Lösungsmodellen, die beim Wechsel auf eine elektronische Aktenführung relevant sind.

Organisation

Der Übergang zwischen Integration neuer Fachverfahren, das heißt der Modernisierung der Technik, und prozessualer Anpassungen, das heißt der Organisation der Verwaltung ist fließend. Den Standort und den Zielpunkt zu bestimmen, ist wichtig für die Konzeption der Maßnahmen in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Digitalisierungs-Check

Standortbestimmung für die Verwaltung

Im Hinblick auf den Digitalisierungsgrad der Kernverwaltung erfolgt eine Aufnahme der IST-Situation. Der Check beinhaltet die Recherche, Aufbereitung und Interpretation der strategischen Ausrichtung der Verwaltung. Betrachtet werden u.a. die Innovationskraft mit Blick auf Produkte und Arbeitsplätze, die interkommunale Zusammenarbeit, die Offenheit und damit Fähigkeit zur Veränderung sowie allgemeine Informationen zur Organisation der Verwaltung.

Im Ergebnis erhält die Verwaltung eine Übersicht der Handlungsfelder, die bei der Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung eine zentrale Rolle spielen

Mensch

Die beste Organisation und die neueste Technik sind kein Garant für erfolgreiche Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. Nur dann, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit IT- und Org-Leitung, mit Digtialisierungsverantwortlichen und Verwaltungsleitung Hand in Hand arbeiten, kann und wird die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gelingen. 

Führungskräfte-Sensibilisierung

Standortbestimmung und Aufgabendefinition für Führungskräfte

Vorangehen, Mitnehmen, Motivieren – die Aufgaben einer Führungskraft sind vielfältig. Mit dem Workshop erfolgt eine Sensibilisierung der Führungskräfte für die Aufgabenstellung der Digitalisierung. Die Aufgaben ergeben sich u. a. aus gesetzlichen Regelungen wie dem OZG und aus den politischen Rahmenbedingungen (Mehrheiten, Zielrichtung und Empfindlichkeiten) der Verwaltung.

Im Ergebnis werden spezifische Anfragen diskutiert und – auf Wunsch – individuelle Maßnahmen für die Verwaltung definiert.

Mittel- und langfristige Vorstellungen von der „Verwaltung der Zukunft“ beinhalten häufig die Unabhängigkeit der Arbeit von Zeit und Ort, flexible Dienstleistungen und steigende Mobilität. Digitale Portale erleichtern Bürgern und Mitarbeitern die Erledigung ihrer Aufgaben – mal mit, mal ohne den Einsatz künstlicher Intelligenzen und Chatbots.

Menschen, Organisationen, aber auch Technologien, begeben sich für diese Vision auf den Weg der Veränderung. Hier setzt der Beratungsansatz der TOM-Methode an. Die TOM-Methode vereint Technologie, Organisation und Mensch in einer ganzheitlichen Betrachtungsweise und rückt das mittelfristige Ziel durch individuell auf die Umgebung abgestimmte Vorgehensmodelle in greifbare Nähe. Auch langfristige Visionen der Zukunft werden so methodisch erreichbar.

Mitarbeitersensibilisierung

Veränderungskommunikation und Organisatorische und prozessuale Veränderungen rufen häufig Misstrauen und Unverständnis hervor. Diesem rechtzeitig zu begegnen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits zu Beginn des Prozesses einzubeziehen, ist ein wesentliches Erfolgskriterium bei der der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden daher bereits bei der Evaluation und Transformation der verwaltungsinternen Prozesse einbezogen, organisatorische Veränderungen werden transparent und nachvollziehbar. Technische und fachliche Schulungen ergänzen die Mitarbeitersensibilisierung und -qualifizierung.

Die öffentliche Verwaltung wird digital – gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Unsere Leistungen

Profitieren Sie von unserem Know-how:

  • Zentraler Posteingang
  • Ordnungsgemäße Aktenführung
  • Digitalisierungs-Check
  • Führungskräfte-Sensibilisierung
  • Mitarbeitersensibilisierung
     

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Landkreis Göttingen

Die ITEBO mit ihrem kommunalen Prozess-Know-how, dem Wissen um die Schnittstelle von Technik, Organisation und Mensch und der jahrelangen Erfahrung in der Anwendungsbetreuung ist der richtige Partner für den anstehenden mehrjährigen Digitalisierungsprozess.

Ilona Ehrhardt

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