Infoma – digitales Finanzwesen für die moderne Verwaltung

Kürzere Durchlaufzeiten, sichere Vertretung in Abwesenheiten und vollumfängliche digitale Bearbeitung – der Rechnungsworkflow von Infoma newsystem lässt keine Wünsche offen.

Vom digitalen oder analogen Rechnungseingang über die Vorkontierung und Zuweisung der Freigabebeteiligten bis hin zur Dokumentation der Freigaben und der abschließenden Verbuchung werden alle Einzelprozesse direkt auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt. Alle Prozessschritte lassen sich komplett integrieren. Auch Sonderregelungen wie erweiterte Freigabeschleifen bei hohen Rechnungsbeträgen lassen sich direkt abbilden. Bei Bedarf ist für jede Rechnung der aktuelle Status einsehbar, Freigabeerinnerungen und/oder Klärungsbedarfe werden direkt im System vorgenommen.

Die Integration der elektronischen Signaturkomponenten, sowie die revisionssichere Archivierung der Rechnungen und prozessbegleitenden Dokumente runden den Rechnungsworkflow inhaltlich ab.

Ergänzend zu einem funktionalen Rechnungsworkflow, aber nicht davon abhängig, ist der Bestellworkflow. Mit seiner Hilfe können die Bedarfsmeldung und die dazugehörige Mittelreservierung in Infoma newsystem in einem einzigen Schritt vorgenommen werden. Die Berücksichtigung formaler Genehmigungen und die daraus resultierende Bestellung an den Lieferanten sind ebenso in den Bestellworkflow eingebunden. So werden alle Prozessschritte digital und nachvollziehbar abgebildet. 

Bestellvorgänge gehen nicht mehr verloren und sind im Nachhinein über die elektronische Akte revisionssicher nachzuvollziehen. Der Bonus: werden Bestellworkflow und Rechnungsworkflow miteinander gekoppelt, können die Rechnungen direkt den Bestellungen zugewiesen werden. Das vereinfacht und beschleunigt die Rechnungsprüfung und -freigabe durch die Beteiligten.

Nicht nur Rechnungen und Bestellungen lassen sich über einen Workflow abbilden. Auch die Freigabe sonstiger Dokumente – von Tages-, Wochen- und Monatsabschluss über Stornierungen und Umbuchungen oder Anordnungsprotokolle kann über effiziente und medienbruchfreie Freigabeworkflows erfolgen. 

Der digitale Freigabeworkflow reduziert dabei nicht nur den Papieraufwand, sondern dokumentiert lückenlos den Status der Freigaben. Ergänzungen oder Änderungen im Dokument können jederzeit durch die Verantwortlichen vorgenommen werden, Prozessstati sind jederzeit einsehbar. Die revisionssichere Ablage der digitalen Dokumente über entsprechende IMS-Adapter garantiert, dass auch später alle Prozessschritte nachvollziehbar sind. 

Reduzierte Durchlaufzeiten und der Wegfall von Papier- und Druckkosten machen den Freigabeworkflow zusätzlich attraktiv.

Um das intelligente und vernetzte Verwaltungshandeln weiter zu unterstützen, hat Axians Infoma mit dem ePortal Webkasse eine Lösung entwickelt, die bei der Bearbeitung von Ausgangsrechnungen digital unterstützt. Das ePortal nutzt die eFaktura-Lösung. Damit lassen sich prozessgestützt Rechnungen und Gebührenbescheide erstellen und direkt im Finanzwesen verarbeiten.

Die bedienungsfreundlichen Web-Oberfläche für dezentrale Zahlungsprozesse ist dazu gedacht, vor allem die Fachämter dezentraler Betriebsstätten wie beispielsweise Bürgerbüro, Kindergarten, Schwimmbad, Bauhof etc. in die Finanzprozesse einzubeziehen. Für sie erlaubt das ePortal die komfortable Handhabung für die Bereiche Anordnung, Faktura, Kassenanzeige, Freigabeworkflow, Beschaffung, Kennzahlen Produktbuch sowie Einzahlungen und Auszahlungen. Auch das Abbilden von Handvorschüssen ist möglich.

Die am Tagesende erstellten Kassenabschlüsse stehen inklusive aller Transaktionen direkt im Finanzverfahren zur Verfügung. Der Zugriff auf alle relevanten Daten des Finanzwesens bietet auch hier entscheidende Vorteile bei der täglichen Rechnungsbearbeitung.

Infoma Doppik Kommunaler Gesamtabschluss 
Aufgabenlisten im Fachverfahren bilden den gesamten Prozess des jährlich zu erstellenden kommunalen Gesamtabschlusses ab. Die komfortable Unterstützung ermöglicht auch die Abbildung beliebig vieler Beteiligungen. 

Infoma Doppik Vertragsverwaltung
Das Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeichnis und erlaubt ein strukturiertes Vertragsmanagement mit zentraler oder dezentraler Pflege. 

Infoma Doppik eRechnungs-Import
Formatunabhängiger Import von elektronischen Rechnungen (xRechnung oder ZugFERD) und Weitergabe an das Finanzfachverfahren Infoma newsystem oder den Rechnungsworkflow. 

Infoma Doppik eRechnungs-Manager 
Übernimmt neben dem Import der Rechnungen auch die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten unabhängig vom Eingangskanal und reichert diese intelligent an, bspw. durch historische Buchungsdaten. Elektronische Rechnungen aus Portal- oder Cloud-Services können ebenso strukturiert aufbereitet werden wie per E-Mail, Schnittstelle oder postalisch eingehende.