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SAP Kommunalmaster HR – mehr als nur Entgeltabrechnung

Auf Basis des modernen SAP-HCM Moduls bietet der SAP Kommunalmaster HR eine professionelle, qualitätsgesicherte und rechtskonforme Lösung für den öffentlichen Dienst.
Gemeinsam mit unserem Partner Komm.ONE wurden u.a. die Tarifwerke für den öffentlichen Dienst eingerichtet. Diese werden regelmäßig mit tariflichen und gesetzlichen Anpassungen optimiert. Die Kommunalmaster-Lösungen können somit u.a. auf Tabellenentgelte, Zulagen und Zuschläge von LBesG über den TVöD VKA/Bund/Land bis hin zu angegliederten Tarifverträgen, wie den TV-V, zugreifen und verarbeiten.
Neben der Entgeltabrechnung können weitere HR-Prozesse realisiert werden, wie z.B. die haushaltsrechtliche Stellenplanung, die allgemeine Personalkostenplanung, aber auch Reisekostenabrechnung und die elektronische Personalakte.

Ansprechpartner

Geschäftsbereich Vertrieb

Frederik Domain

Servicebereichsleiter ERP-Systeme SAP

Jörg Schwarz

SAP Kommunalmaster HR – zuverlässig und kompetent

Gehälter und Löhne pünktlich und korrekt auszuzahlen ist eine hohe Kunst, eine Kunst, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wie allen anderen Beschäftigtengruppen selten honorieren, bei Fehlern aber schnell ahnden.

Mit dem SAP Kommunalmaster HR bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe einen zuverlässigen und fachlich kompetenten Service für die Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst. Ausfallsicher und auch bei kurzfristigen Änderungen der Tarifverträge oder Sonderregelungen wie Kurzarbeit und Bonuszahlungen zuverlässig und genau.

 

Unsere Module

Der SAP Kommunalmaster HR ist ein modernes Produkt für das Personalmanagement, spezialisiert auf den öffentlichen Dienst. Zusätzlich zum SAP-Standard stehen über 53 Tarifarten und mehr als 4.200 spezielle Lohnarten des öffentlichen Dienstes zur Verfügung.   

Tarifliche und gesetzliche Änderungen, Korrekturen und Weiterentwicklungen werden monatsaktuell in das System eingespielt und u.a. bei der Entgeltabrechnung berücksichtigt.

Als SAP-HR-Modul ist der Kommunalmaster SAP-typisch in die komplette SAP-Modulwelt integriert. Somit lassen sich Daten aus dem Kommunalmaster HR problemlos auch in anderen betriebswirtschaftlichen Modulen nutzen oder per Schnittstelle in nicht-SAP-Systeme übertragen.

 

Entgeltabrechnung (Zahlbarmachung)

Vom Brutto bis zum Auszahlungsbetrag übernimmt das Team des SAP Kommunalmasters HR auf Basis der aktuell gültigen Tarifverträge den gesamten Ablauf der Entgeltabrechnung.

Laufende monatliche Abrechnungen werden inkl. der erforderlichen Rückrechnungen termingerecht vorbereitet und für die Zahlung aufbereitet. Grundentgelte, Zulagen, Zuschläge und Einmalzahlungen werden entsprechend der Tarif- und Entgeltgruppen berücksichtigt.

Als professionelle Stelle für die Entgeltabrechnung übernimmt die ITEBO-Unternehmensgruppe auch die notwendigen Folgeaktivitäten und elektronischen Meldungen, wie z.B. für die Sozialversicherung (DEÜV), Entgeltersatzleistungen (EEL), ZfA (Riester), Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und Lohnsteueranmeldungen (ELSTER).

Buchungsbelege für ein nachgelagertes Buchhaltungsverfahren werden ebenso erstellt wie SEPA-konforme Bankdateien und -begleitlisten.

Entgeltbelege und Lohnsteuerbescheinigungen können sowohl klassisch per Papier & Post versendet, als auch digital für die Kunden bereitgestellt werden. Ein automatischer Versand über ein verschlüsseltes E-Mail-Verfahren ist ebenfalls möglich.

Als Full-Service Partner für die öffentliche Verwaltung übernimmt das Team des Kommunalmasters HR auch die erforderlichen Jahresabschlussarbeiten bei der Entgeltabrechnung.

 

Sachbearbeitung

Ergänzend zur Entgeltabrechnung kann auch die Sachbearbeitung der Personalstamm- und Bewegungsdaten an die ITEBO-Unternehmensgruppe ausgelagert werden. Neben der Datenpflege erfolgen auch die Prüfung der SV- und ZV-Pflichten sowie der entsprechenden Versteuerung. Selbstverständlich gehört auch die Bearbeitung der monatlichen Ein- und Ausgangsmeldungen in den Aufgabenbereich der Sachbearbeitung.

Bescheinigungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden ebenso zur Verfügung gestellt wie Auswertungen und Statistiken.

Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung erlaubt das Erstellen eines eigenen Hochrechnungsschemas. Auf Basis der organisations- oder planstellenbezogenen Kostenplanung werden Löhne und Gehälter inkl. der hinterlegten Personalnebenkosten für die kommende Planperiode errechnet.

Für alle Tarifbeschäftigten, Beamtinnen und Beamte werden kommende Änderungen der Tarifgruppen in die Berechnung miteinbezogen. Auch geänderte Arbeitszeitmodelle der einzelnen Beschäftigten können in die Hochrechnung einbezogen und als Kostenbestandteil abgebildet werden. Ebenso werden bereits bekannte Altersteilzeiten, Elternzeiten und Mutterschutz berücksichtigt.

Geplante vakante Stellen werden inkl. der Anteile des Arbeitsgebers für Sozialversicherung, Steuern und ZVK-Umlage in die Planung integriert. Auch Sonderzahlungen und optionale Kostenbestandteile werden auf Wunsch berücksichtigt.

Die öffentliche Verwaltung erhält so auf Basis ihrer vorhandenen Organisations- und Personalstruktur eine solide und zuverlässige Grundlage für die Personalkosten des kommenden Haushaltsjahres.

Die Personalkostenplanung kann durch das Team des Kommunalmasters HR durchgeführt werden oder steht im Vorfeld definierten Benutzern zur Verfügung. Diese Benutzer können selbstverständlich im Sinne des Datenschutzes nur auf die Ihnen zugewiesenen Buchungskreise zugreifen.

Organisationsmanagement mit Stellenplanung

Das Organisationsmanagement ist, ebenso wie der gesamte SAP Kommunalmaster HR, direkt für die Belange und Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes ausgeprägt.

Auf Basis der Darstellung von Verwaltungsaufbau, Kostenträgern, Kostenstellen und Sachkonten kann der förmliche, haushaltsrechtliche Stellenplan erstellt werden. Stellenübersichten und Stellenverteilungslisten werden als Anlage zum Haushaltsplan generiert. 

Die Datensammlung in SAP wird revisionssicher abgelegt, parallel ist eine Ausgabe und Weiterbearbeitung über Excel möglich. 
 

Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen erfolgt einfach und komfortabel gemäß dem Bundes- oder Landesreisekostengesetz im Personalabrechnungsverfahren. Dies beinhaltet die Erfassung von Belegen wie Hotelübernachtung, Taxi- oder Parkgebühren und die Berechnung von Tagesgeldpauschalen und Übernachtungspauschalen. Kappungsgrenzen für die Benutzung von privaten PKWs werden ebenfalls berücksichtigt.

Die Auszahlung der Reisekosten erfolgt automatisiert über die Entgeltabrechnung.
 

Schnittstellen und weitere Module

Der leistungsfähige SAP Kommunalmaster HR lässt sich einfach mit weiteren Modulen und über Schnittstellen verbinden, die den täglichen Einsatz in der öffentlichen Verwaltung einfacher gestalten können:

 

Schnittstelle Finanzsystem

Für die Verbuchung der in der Entgeltabrechnung erzeugten Buchungsbelege und Bankdateien können das SAP FI/CO, aber auch externe System wie Infoma newsystem angeschlossen werden.

 

Schnittstelle Personalakte

Die generierten Entgeltbelege, sowie die jährlichen Lohnsteuerbelege und DEÜV-Meldungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können in einer zentralen Personalakte, z.B. im Dokumentenmanagementsystem enaio® abgelegt werden.

 

Schnittstelle für die Übermittlung der Entgeltbelege

Um die Entgeltbelege monatlich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu übermitteln, bestehen verschiedene Möglichkeiten. Die Ausgabe kann sowohl analog über das Outputmanagement der ITEBO-Unternehmensgruppe, als auch digital in zentrale Cloudlösungen und/oder zugriffsbeschränkte Personalakten erfolgen.

 

Zeitwirtschaft

Aus Sicht der Zeitwirtschaft wird zwischen Negativ- und Positiv-Zeitwirtschaft unterschieden.

Bei der Negativ-Zeitwirtschaft werden lediglich die Abweichungen vom Soll-Arbeitszeitplan durch Ab- und Anwesenheiten erfasst (z.B. Dienstreisen, Schulungen, Urlaub, Krankheit).

Bei der Positiv-Zeitwirtschaft werden die “Stempelzeiten” am Terminal über eine zusätzliche komplexe Logik bewertet und entsprechende Zeitkonten und Lohnarten gebildet. Diese Lohnarten werden u.a. zur Bezahlung von Mehrarbeit, Bereitschaft und Zuschlägen (z.B. Sonn-/Feiertag, Nacht) in der Entgeltabrechung verarbeitet.

Die komplexere Logik der Positiv-Zeitwirtschaft kann sowohl in einem vorgelagerten Zeiterfassungssystem, wie z.B. ZEUS der Firma ISGUS, als auch im SAP Kommunalmaster HR abgebildet und verarbeitet werden. Somit kann der SAP Kommunalmaster HR beide Verfahren verarbeiten, die positive und die negative Zeitwirtschaft.

 

Employee und Manager Self Services (ESS/MSS)

Durch Employee Self Services (ESS) können Beschäftigte zeitunabhängig auf eigene Daten zugreifen und diese teilweise selbst pflegen (z.B. Namens- oder Adressänderungen). Dies spart für die Beschäftigten bzw. in der Personalabteilung doppelten Arbeits- und Zeitaufwand.

Zusätzlich können die Beschäftigten einen Zugriff auf ihre Entgeltbelege und Lohnsteuerbescheinigungen erhalten. Genehmigungen für Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen können ebenfalls über einen automatisierten Workflow im ESS beantragt werden.

Für die Managementebene bietet der Manager Self Service (MSS) weiterführende Möglichkeiten. So können bspw. Abwesenheiten, Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen genehmigt und überwacht werden. Auswertungen und Informationen zu An-/Abwesenheiten oder Personaldaten stehen ebenfalls zur Verfügung.

Unsere Leistungen

Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist seit 2015 zertifizierter Hosting Partner von SAP und bietet Definierte SLAs für die SAP-Leistungsebenen technischer Betrieb, SAP-Basisbetreuung, SAP-Fachberatung.

Profitieren Sie von unserer langjährigen Expertise in der Entgeltabrechnung – zuverlässig, pünktlich und genau:

  • Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst
  • Tarifwerke: TVöD, TV-L, BBesG, NBesG, Sparten- und Haustarifverträge in Anlehnung an den TVöD
  • Weitere Tarifwerke auf Anfrage
  • First- und Second Level Support durch qualifizierte Personalsachbearbeiter und -bearbeiterinnen
  • Betrieb im als SAP Hosting Partner zertifizierten Rechenzentrum
  • Rund-um-Sorglos-Paket in der Entgeltabrechnung inkl. Datenaustausch mit öffentlichen Stellen

 

Ergänzende Produkte

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