Projektvorbereitung
gut organisiert starten
Die moderne Stadt, die öffentliche Dienstleistung, die kommunale Selbstverwaltung stehen heute vor der digitalen Transformation, in der es darum geht, den an sich geschlossenen Kosmos einer öffentlichen Verwaltung für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen digital zugänglich zu machen. Dabei soll vor allem die kommunale Handlungshoheit bewahrt werden.
Im Rahmen der Projektvorbereitung identifizieren wir gemeinsam mit der Verwaltung den individuellen Ausgangspunkt der digitalen Transformation und entwickeln anhand des Reifegrades Maßnahmen und Ziele, um bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und dem Onlinezugangsgesetz 2.0 (OZG 2.0) zu beraten und zu unterstützen.
Ihre Ansprechpartner
Geschäftsbereichsleiter Digitalisierung
Ronny Kirchner
- Telefon: 0531 48005-43
- E-Mail: ronny.kirchner@itebo.de
Servicebereichsleiter Consulting
Wilm-Steffen Becker
- Telefon: 0541 9631-120
- E-Mail: wilm-steffen.becker@itebo.de
Projektvorbereitung: den aktuellen Standpunkt definieren
Die Digitalisierung der Verwaltung ist mittlerweile aufgrund zahlreicher politischer, demographischer und ökonomischer Treiber Bestandteil der Gesetzgebung - etwa im eGovernment-Gesetz. Im OZG 2.0 wird sie erstmals als fortlaufende Aufgabe verstanden. Die Digitalisierung der Verwaltung betrifft alle Organisationseinheiten in technischer, organisatorischer und Mitarbeiter-Sicht und verlangt häufig ein ganzheitliches, koordiniertes Vorgehen.
Bedarfsanalyse
Um informierte Entscheidungen zum Vorgehen bei der Verwaltungsdigitalisierung treffen zu können, werden eine Übersicht über betroffene Handlungsfelder, der jeweilige aktuelle eigene Ist-Stand und mögliche Digitalisierungs-Maßnahmen benötigt.
Im Rahmen dieses Vorprojekts wird ein Großteil der Mitarbeitenden durch Gruppeninterviews und/oder Onlinebefragungen in den Prozess einbezogen. Im Ergebnis entsteht ein Bericht, aus dem der digitale Reifegrad in allen relevanten Handlungsfeldern, sowie spezifische Erkenntnisse hervorgehen. Daraus werden Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Digitalisierungsstrategie - Entwicklung, Kommunikation und Umsetzungsempfehlungen
Die Digitalisierungsstrategie sollte immer der initiale und klar beschriebene Ausgangspunkt im Transformationsprozess sein. Sie erwächst aus neuen Technologien und beschreibt den Veränderungsprozess von der analogen zur digitalen Verwaltung und deren Arbeitsweise. Sie umfasst dabei alle Themenfelder und Maßnahmen zur Realisierung der durch digitale Technologien erreichbaren Mehrwerte (Produktivität, Kunden-Mehrwert, Kostenreduktion). Umfasst wird in der Regel eine Zeithorizont von 2-5 Jahren.
Die Digitalisierungsstrategie dient als Orientierungshilfe und Fahrplan für alle Mitarbeitenden und Führungskräfte einer Verwaltung. Als maßgebliche Vorgabe für die Digitalisierungsziele, -themen und -maßnahmen, basiert sie auf den gesetzlichen-, politischen-, technischen-, organisatorischen- sowie den Anforderungen der Mitarbeitenden für die Themen der Digitalisierung innerhalb der jeweiligen Verwaltung.
Bestandteil der Digitalisierungsstrategie sind die von der Verwaltung definierten Ziele und Schwerpunktthemen. In einer erweiterten Strategie werden konkrete Maßnahmenpakete auf Basis der verfügbaren Haushaltsmittel und Ressourcen in einem zeitlichen Rahmen (kurzfristig, mittelfristig, langfristig) beschrieben.
Sensibilisierung - Mitarbeitende auf das Digitalisierungsvorhaben einstimmen
Oft bestehen bei Mitarbeitenden, aber auch bei Führungskräften, noch immer Unsicherheiten hinsichtlich des Nutzens und der Vorteile der Digitalisierung. Unklare Anforderungen, neue Prozesse und vor allem neue computerbezogene Fähigkeiten erweitern die Aufgaben, die an den jeweiligen Arbeitsplatz gestellt werden.
Mit Hilfe von Sensibilisierungsworkshops erfahren Führungskräfte, wie sie die Mitarbeitenden bei den anstehenden Veränderungen mitnehmen können. In den Mitarbeiter-Workshops werden zusätzlich Hintergrundinformationen zur Verwaltungsdigitalisierung vermittelt und Berührungsängste abgebaut.
Unsere Leistungen
Profitieren Sie von unserem Know-how:
- Projektmanagement und -organisation nach PRINCE2
- Einbindung der Mitarbeitenden in Form von Workshops und/oder Umfragen
- konkrete Handlungsempfehlungen und Maßnahmenvorschläge zur zielgerichteten Digitalisierung der Verwaltung
- Workshops zur Sensibilisierung
weiterführende Lektüre
Vom Warum zum Wie
Was brauchen Digitalisierungsprojekte für den Erfolg?
Die ITEBO mit ihrem kommunalen Prozess-Know-how, dem Wissen um die Schnittstelle von Technik, Organisation und Mensch und der jahrelangen Erfahrung in der Anwendungsbetreuung ist der richtige Partner für den anstehenden mehrjährigen Digitalisierungsprozess.
