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Scandienstleistung: Aktenbestände sicher digitalisieren

| Outputmanagement strategische Beratung

EU-weite Ausschreibung erleichtert Aktendigitalisierung für Inhouse-fähige Kunden

Scandienstleistungen können neuerdings im Inhousegeschäft über die ITEBO GmbH beauftragt werden. Der mit der DMI GmbH & Co. KG abgeschlossene Rahmenvertrag stellt sicher, dass Aktenbestände schnell, sicher und mit hoher Qualität eingescannt werden können. Erste Aufträge wurden bereits erfolgreich abgeschlossen.

Im Dezember des letzten Jahres konnte die ITEBO GmbH das europaweite Ausschreibungsprojekt „Rahmenvereinbarung für Scandienstleistungen“ erfolgreich abschließen. Ergebnis: Ein Rahmenvertrag mit der DMI GmbH & Co. KG in Münster. Zielsetzung der Ausschreibung war die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Services für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von Papieraktenbeständen in laufenden ECM-Projekten.   

„Wichtig war uns, dass wir den Sicherheitsanforderungen öffentlicher Auftraggeber vollumfänglich und dauerhaft gerecht werden“ erklärt Dr. Stephan Lütke Glanemann, Projekt- und Serviceverantwortlicher der ITEBO-Unternehmensgruppe, die hohen Qualitätsanforderungen, die unter Datenschutzgesichtspunkten an diese Dienstleistung gestellt werden. Die DMI ist u. a. auch nach ISO 27001 zertifiziert und hat ihre Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen der TR RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) organisiert.

Auch bei dieser Dienstleistung zählt für die ITEBO der Full-Service-Gedanke. Nach einer Sichtung der Aktenbestände erfolgt die Vor- und Aufbereitung sowie der Transport der Akten, bevor sie eingescannt, sach- und normgerecht gelagert oder vernichtet werden können. „Die reibungslose Übernahme der digitalisierten Dokumente in die Dokumenten-Management-Systeme unserer Kunden ist dabei selbstverständlich“ ergänzt Sabrina Freundel, Teamleiterin E-Services/DMS der ITEBO.

Der neue Service konnte bereits in ersten Kundenprojekten erfolgreich eingesetzt werden. „Nach einer intensiven Vorbereitung war die ITEBO mit ihrem Rahmenvertragspartner DMI GmbH innerhalb kurzer Zeit in der Lage, unsere Aktenbestände abzuholen, anforderungsgerecht einzuscannen und qualitätsgesichert als E-Akten in unserem enaio-System bereitzustellen, so dass die Digitalisierung an keiner Stelle zu Behinderungen in der Verwaltungsarbeit geführt hat“ freut sich Bettina Meyer, DMS-Koordinatorin bei der Stadt Georgsmarienhütte. Einen Großteil der Akten konnte sie bereits in den ersten Wochen dieses Jahres erfolgreich in die elektronische Akte überführen lassen.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an:

Dr. Stephan Lütke Glanemann
Geschäftsbereich Innovation und strategische Projekte
0541 9631-710
luetkeglanemann@itebo.de

Ihre Ansprechpartnerin

Geschäftsbereich Vertrieb

Katharina Hässler

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