Strategische Beratung – maßgeschneidert für die öffentliche Verwaltung

Organisations- und Konzeptionsunterstützung für IT und Orga

In enger Abstimmung mit der Verwaltung wird ein Konzept zum zentralen Scannen und Verteilen der Eingangspost im zentralen Posteingang erstellt. Dabei werden Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, sowie die Integration des zentralen digitalen Posteinganges in das Dokumentenmanagementsystem vorangetrieben.

Im Ergebnis entsteht ein Konzept zur Digitalisierung des Posteinganges, dass auch die anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege umfasst.

Grundlagenschulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Saubere und rechtskonforme Aktenführung ist auch bei der digitalen Akte die Grundlage für gutes Verwaltungshandeln. Im Workshop sensibilisieren wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufbau und Struktur der Akten, ein verwaltungseinheitliches Ordnungssystem und sprechen über Lebenszyklen von digitalen und analogen Akten. Der Vortrag und der Dialog werden durch praktische Übungen ergänzt.

Ein besonderer Fokus des Workshops liegt in der Behandlung von Anforderungen und Lösungsmodellen, die beim Wechsel auf eine elektronische Aktenführung relevant sind.

Standortbestimmung für die Verwaltung

Im Hinblick auf den Digitalisierungsgrad der Kernverwaltung erfolgt eine Aufnahme der IST-Situation. Der Check beinhaltet die Recherche, Aufbereitung und Interpretation der strategischen Ausrichtung der Verwaltung. Betrachtet werden u.a. die Innovationskraft mit Blick auf Produkte, Qualifikationen und Arbeitsplätze, die interkommunale Zusammenarbeit, die Offenheit und damit Fähigkeit zur Veränderung sowie allgemeine Informationen zur Organisation der Verwaltung.

Im Ergebnis erhält die Verwaltung eine Übersicht der Handlungsfelder, die bei der Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung eine zentrale Rolle spielen.

Standortbestimmung und Aufgabendefinition für Führungskräfte

Vorangehen, Mitnehmen, Motivieren – die Aufgaben einer Führungskraft sind vielfältig. Mit dem Workshop erfolgt eine Sensibilisierung der Führungskräfte für die Aufgabenstellung der Digitalisierung. Die Aufgaben ergeben sich u. a. aus gesetzlichen Regelungen wie dem OZG und aus den politischen Rahmenbedingungen (Mehrheiten, Zielrichtung und Empfindlichkei-ten) der Verwaltung.

Im Ergebnis werden spezifische Anfragen diskutiert und – auf Wunsch – individuelle Maßnahmen für die Verwaltung definiert.

Mittel- und langfristige Vorstellungen von der „Verwaltung der Zukunft“ beinhalten häufig die Unabhängigkeit der Arbeit von Zeit und Ort, flexible Dienstleistungen und steigende Mobilität. Digitale Portale erleichtern Bürgern und Mitarbeitern die Erledigung ihrer Aufgaben – mal mit, mal ohne den Einsatz künstlicher Intelligenzen und Chatbots.
 
Menschen, Organisationen, aber auch Technologien, begeben sich für diese Vision auf den Weg der Veränderung. Hier setzt der Beratungsansatz der TOM-Methode® an. Die TOM-Methode® vereint Technologie, Organisation und Mensch in einer ganzheitlichen Betrachtungsweise und rückt das mittelfristige Ziel durch individuell auf die Umgebung abgestimmte Vorgehensmodelle in greifbare Nähe. Auch langfristige Visionen der Zukunft werden so methodisch erreichbar.

Veränderungskommunikation, organisatorische und prozessuale Veränderungen rufen häufig Misstrauen und Unverständnis hervor. Diesem rechtzeitig zu begegnen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits zu Beginn des Prozesses einzubeziehen, ist ein wesentliches Erfolgskriterium bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden daher bereits frühzeitig, bei der Bedarfsanalyse mit einbezogen, organisatorische Veränderungen werden transparent und nachvollziehbar. Technische und fachliche Schulungen ergänzen die Mitarbeitersensibilisierung und -qualifizierung.
Die öffentliche Verwaltung wird digital – gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Wasserfall oder nach agilen Methoden

Der digitale Transformationsprozess in der öffentlichen Verwaltung ist ein langer Weg, der mit zweckmäßigen Projektmanagement-Methoden beschritten werden muss. Der richtige Projektansatz bei der Entwicklung, Steuerung und Durchführung von Projekten ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Insbesondere ein systematisches Multi-Projektmanagement ergänzt Bewährtes und hilft den Wandel effizient und effektiv zu gestalten. Wir kennen die Besonderheiten von öffentlichen Verwaltungen und können systematische Lösungen finden. Im Rahmen des TOM®-Ansatzes etablieren wir schrittweise und verträglich für die Organisation Standards und Qualifikationen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

New Work und Demographischer Wandel gewinnen auch in der öffentlichen Verwaltung an Relevanz in der Bildung, Ausbildung und Fortbildung der vorhandenen Mitarbeiter und Führungskräfte. Digitalisierung erfordert spezielle Qualifikationen bei den Mitarbeitern die aktuell überall gesucht werden. Dem müssen auch die Führungskräfte von kommunalen Verwaltungen Rechnung tragen. Wer „richtig“ führt, hat zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die langfristig der Verwaltung erhalten bleiben.

Wir unterstützen junge und erfahrene Führungskräfte bei Zielklärung oder bei der Lösung kritischer Entscheidungs-, Konflikt- oder Problemsituationen genauso wie bei der Begleitung zur Erreichung langfristiger Ziele oder bestimmter Verhaltensänderungen.