Sitzungsprotokollierung kostet in Verwaltungen oft viele Stunden Nacharbeit. Mit der KI-Lösung SpeechMind können Kommunen, Ausschüsse und Gremien Sitzungen automatisiert dokumentieren, Protokollentwürfe erstellen und den Aufwand für Schriftführerinnen und Schriftführer deutlich reduzieren. Die Lösung richtet sich speziell an öffentliche Verwaltungen und unterstützt eine effiziente, datenschutzkonforme Sitzungsarbeit. Ob es sich um Ratssitzungen, um einen Jour Fixe oder ein spontanes Meeting handelt, mit SpeechMind steht Ihnen schnell ein Protokoll zur Verfügung. 

Digitale Gremienarbeit stellt Städte, Gemeinden und Landkreise vor neue Anforderungen. Sitzungen müssen nachvollziehbar dokumentiert, Beschlüsse sauber festgehalten und Ergebnisse zeitnah bereitgestellt werden. Gleichzeitig fehlen häufig personelle Ressourcen für die umfangreiche Nachbereitung. Genau hier setzt SpeechMind an: Die Software analysiert Audio- oder Videoaufzeichnungen und erstellt daraus strukturierte Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokolle.

Die KI-basierte Lösung wurde speziell für den kommunalen Einsatz entwickelt. Tagesordnungspunkte, Sprecherinnen und Sprecher sowie Beschlüsse werden automatisch erkannt und in eine nachvollziehbare Struktur überführt. Dadurch entsteht ein Protokollentwurf, der nur noch geprüft und ergänzt werden muss. Laut SpeechMind können Verwaltungen dadurch bis zu 70 Prozent Zeit bei der Nachbereitung einsparen.

Bei SpeechMind wird auch über die reine Sitzungsprotokollierung hinausgedacht. In Ratssitzungen muss zwingend der Datenschutz beachtet werden, denn auch hier geht es teilweise um personenbezogene Daten. Durch die Integration von SpeechMind in bestehende Systeme haben Verwaltungen einen enormen Mehrwert. 

Datenschutz und Rechtssicherheit

Ein besonderer Fokus liegt auf Datenschutz und Rechtssicherheit. SpeechMind verarbeitet Daten ausschließlich auf europäischen beziehungsweise deutschen Servern und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Zusätzlich werden keine Kundendaten für das Training der KI verwendet. Gerade für öffentliche Verwaltungen ist das ein wichtiger Aspekt bei der Einführung KI-gestützter Prozesse.

Schnittstellen

Auch die Integration in bestehende Abläufe spielt bei moderner Sitzungsdokumentation eine zentrale Rolle. SpeechMind unterstützt Schnittstellen zu Online-Meeting-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex und ermöglicht den Export der Protokolle in bestehende Ratsinformations- und Sitzungsmanagementsysteme. Damit lässt sich die digitale Protokoll-führung ohne grundlegende Änderungen bestehender Prozesse einführen. 

Für Kommunen bietet die automatisierte Protokollerstellung mehrere Vorteile gleichzeitig:  

• Einführung und Integration von SpeechMind in bestehende Verwaltungsprozesse
• Anbindung an vorhandene Ratsinformations- und Sitzungsmanagementsysteme
• Beratung zu Datenschutz, DSGVO-Konformität und sicherer Datenverarbeitung
• Technische Betreuung und Support für einen reibungslosen Betrieb
• Unterstützung bei der Optimierung von Protokoll- und Dokumentationsprozessen
• Begleitung bei der Einführung KI-gestützter Lösungen in der Verwaltung
• Schulungen für Mitarbeitende im Umgang mit SpeechMind und digitalen Protokollen