Haushaltssteuerung mit dem Interkommunalen Kennzahlenvergleichssystem (IKVS)

Ob Bürgerinnen und Bürger oder Ratsmitglieder: Jeder Interessent kann im interaktiven Haushalt die Finanzdaten seiner Kommune aufrufen, die ihn interessieren. In einem öffentlich zugänglichen Bereich der Webseite werden die entsprechenden Haushaltsdaten grafisch aufbereitet um Zahlen, Pläne und Ziele des aktuellen Haushalts transparent darzustellen.

Für die Haushaltsberatung können zudem Planstufenvergleiche, Kennzahlenreihen oder Produktbeschreibungen hinterlegt werden. Finanzdaten können nach verschiedenen Auswertungssichten bspw. nach Teilhaushalten, Produktbereichen, Ausschüssen oder wirkungsorientiert gegliedert werden. Somit wird der Bearbeitungsaufwand für den Finanzbereich um ein Höchstmaß reduziert, da alle relevanten Auswertungen automatisch zur Verfügung gestellt werden.

Eine Kommunikationsfunktion ermöglicht Mitgliedern der jeweiligen Benutzergruppe einen Austausch mit der Verwaltung über eine „Frage/Antwort“-Funktion oder die Kommentierung von Haushaltsdaten.

Neben den interaktiven Auswertungen werden sämtliche Daten, angefangen von der Haushaltssatzung und dem Haushaltsvorbericht bis hin zu den Produktblättern über den Berichtsgenerator von IKVS bereitgestellt. Eine inhaltliche Kommentierung aller Werte ist einfach möglich.

Analysefunktionen und die Hochrechnung bis zum Jahresende unterstützen die unterjährige Finanzsteuerung. Die Basis bildet ein Plan-Ist-Vergleich für Verwaltungsspitze und Politik, der die Möglichkeit bietet, Abweichungen und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu identifizieren.

Auf Basis der Vergangenheitswerte und der unterjährigen Abweichungen zum Plan werden dabei von IKVS Hochrechnungen für die Budgeterreichung berechnet. Budgetverantwortliche können nun im Anschluss über eine webbasierte Eingabemaske die Hochrechnungen anpassen und kommentieren. Die Hochrechnungen können flexibel auf Konten / Kontengruppen je Kostenträger/-stelle oder Investitionsmaßnahmen erfolgen. Für die Bearbeitung der Prognose stehen zudem Assistenten, Sammelprognosen oder manuelle Bewertungen zur Verfügung. Benutzerrechte können je nach Verwaltungsstruktur flexibel definiert werden.

Die Ergebnisse werden im Anschluss interaktiv oder über druckbare Berichte ausgewertet.

Die interaktive Jahresrechnung ist die konsequente Ergänzung des Interaktiven Haushaltsplanes und der interaktiven unterjährigen Finanzsteuerung. Im Mittelpunkt stehen die Abweichungsanalysen zum Planansatz und zum Vorjahres-Ist.

Vorbei sind die Zeiten, in denen manuell durch den Finanzbereich Wordberichte gefüllt werden. Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechenschaftsberichte und Anhänge werden auf Knopfdruck von IKVS bereitgestellt. Im Rahmen der Projektarbeit werden zudem die IKVS Standardberichte auf die individuellen Anforderungen der Verwaltung angepasst. Tabellen, Grafiken und auch Werttexte werden nach Import der Finanzdaten gefüllt. Die Verantwortlichen können anschließend in IKVS Abweichungen kommentieren.

Vorbereitete Benchmarks und standardisierte Kennzeichen-Sets geben Auskunft über die Verwaltung im Kontext vergleichbarer Verwaltungen: öffentliche Daten aus den statistischen Landesämtern werden importiert, eigene Finanzwerte fließen automatisch aus dem Finanzwesen mit ein.

Verwaltungen erhalten so eine Vergleichsmöglichkeit, um ihre Finanzdaten in Bezug zu anderen zu setzen und besser interpretieren zu können.

Mit dem Modul Berichtsgenerator lassen sich alle Datenbestände auch in typischen Haushaltsvor-, Lage- und Rechenschaftsberichten automatisiert ausgeben.

Mit IKVS werden Berichte quasi auf Knopfdruck automatisiert. Herkömmlich werden in vielen Verwaltungen diese Berichte mit Textverarbeitungsprogrammen und eingefügten Tabellen sowie daraus generierten Grafiken manuell erstellt. Jede Änderung eines Wertes hat umfangreiche Änderungen in einer Vielzahl von Tabellen und Grafiken zur Folge. „Übersehene“ notwendige Veränderungen in einzelnen Tabellen und Grafiken führen zu Fehlern.

Mit dem Modul Berichtsgenerator erleichtert Axians IKVS die Arbeit im Finanzbereich. Auf Knopfdruck werden qualitativ hochwertige Berichtsvorlagen jahresübergreifend aus den jeweiligen Finanzdaten generiert. Mit geringem Aufwand und ohne Fehler! Für individuelle Kommentierungen können beliebig viele Felder flexibel eingefügt werden.

Haushaltsvor-, Lage- bzw. Rechenschaftsberichte und Anhänge sind gesetzlich vorgeschrieben und begründen einen hohen Aufwand. Eine Vielzahl von Tabellen und Grafiken müssen erstellt bzw. fortgeschrieben werden. Im Rahmen der Einführung von IKVS werden die Landesvorlagen durch erfahrene IKVS-Berater auf die jeweiligen individuellen Besonderheiten angepasst. Bei der wiederkehrendenden Ausführung muss anschließend nur noch per Auswahlbox der Zeitbezug angepasst und Abweichungen inhaltlich begründet werden.