Jede Verarbeitungstätigkeit kann nach einem einheitlichen Vorgehen dokumentiert werden. Am besten gestalten Sie sich hierfür einen Vordruck. Inhalt des Vordrucks sollten mindestens folgende, zu beschreibende Aspekte sein:
- Name und Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit
- Verantwortliche Fachabteilung oder Person
- Zweck der Verarbeitung, bzw. mit der Verarbeitung zu erreichende Ziele
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Kategorien betroffener Personen
- (Besondere) Kategorien personenbezogener Daten
- Kategorien von Empfängern
- Empfänger in Drittländern oder internationale Organisationen, Dokumentation geeigneter Garantien, wie personenbezogene Daten im Ausland geschützt werden können
- Fristen für die Löschung
- Getroffene Technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung
- Hinweise auf Profiling oder eine automatisierte Entscheidungsfindung
