Sobald ein Auskunftsersuchen bei Ihnen eingeht, empfehlen wir Ihnen, den Eingang unverzüglich zu bestätigen. Wichtig ist, im ersten Schritt zu überprüfen, ob die antragstellende Person überhaupt berechtigt ist, Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Hier ist Vorsicht geboten, denn die Übermittlung personenbezogener Daten an unberechtigte Dritte würde eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten darstellen. Sofern sich die Legitimation der antragstellenden Person also nicht aus dem Sachzusammenhang ergibt oder durch einen Abgleich der Daten auf dem Auskunftsersuchen mit Ihrem Datenbestand möglich ist, sollten Sie die antragstellende Person zwecks Identitätsfeststellung kontaktieren. Dies kann im Rahmen der Eingangsbestätigung erfolgen. Zur zweifelsfreien Identifizierung benötigen Sie regelmäßig den vollständigen Namen, die Anschrift und gegebenenfalls das Geburtsdatum.
Sollte es sich bei dem Auskunftsersuchen (auch) um einen Antrag auf Auskunft zu einer dritten Person handeln, bedarf es einer Bevollmächtigung oder einer Beauftragung der antragstellenden Person durch die betroffene dritte Person. Sofern dem Antrag keine Bevollmächtigung oder Beauftragung beigefügt ist, sollten Sie diese bei der antragstellenden Person anfordern. Auch dies kann im Rahmen der Eingangsbestätigung erfolgen.
Sofern auch Auskunft zu personenbezogenen Daten eigener Kinder verlangt wird, ist zu beachten, dass es einer Bestätigung, dass das Auskunftsersuchen der Information des Kindes dient, sowie eines Nachweises über die Sorgeberechtigung der antragstellenden Person bedarf. Diese sollten Sie somit ebenfalls bei der antragstellenden Person anfordern, was gleichermaßen im Rahmen der Eingangsbestätigung erfolgen kann.
Ein grundsätzliches Muster für eine Eingangsbestätigung inklusive Formulierung zur Anforderung von Nachweisen haben wir diesem Newsletter beigefügt.
