Spätestens nachdem die Legitimation der antragstellenden Person erfolgt ist, sollten Sie unverzüglich damit beginnen, die erforderlichen Informationen inklusive der Kopien zusammenzutragen. Bei der anschließenden Beantwortung des Auskunftsersuchens ist zu beachten, dass die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden dürfen. Deshalb sollten personenbezogene Daten anderer Personen aus den Datensätzen und Kopien entfernt beziehungsweise geschwärzt werden.
Nachdem alle erforderlichen Informationen zusammengetragen wurden, kann die Auskunft erteilt werden. Die Auskunft kann auf Wunsch der antragstellenden Person auch mündlich erfolgen. Wurde das Auskunftsersuchen elektronisch gestellt, ist die Auskunft in einem gängigen elektronischen Format (beispielsweise als PDF-Datei) zur Verfügung zu stellen. Als datenschutzfreundlichste Gestaltung kann hierzu ein vom Verantwortlichen eingerichteter Fernzugriff genutzt werden. Von einem unverschlüsselten Versand per E-Mail ist dringend abzuraten. Sofern die antragstellende Person weder eine mündliche noch eine elektronische Übermittlung wünscht, sollte die Auskunft bestenfalls auf dem Postweg übermittelt werden. Grundsätzlich ist zu beachten, dass alle Kommunikationswege angemessene Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen.
Bei Fragen zum Auskunftsrecht kommen Sie gerne auf uns zu.
