Von der unverschlüsselten Versendung personenbezogenen Daten per Fax sollte deshalb dringend Abstand genommen werden. Dies gilt insbesondere für den Versand besonderer Kategorien personenbezogener Daten, da für diese ein erhöhtes Schutzniveau gewährleistet werden muss. Eine Verwendung von Online-Fax-Services ist für solche Daten regelmäßig unzulässig. Diese Ansicht wurde mittlerweile auch durch Stellungnahmen diverser datenschutzrechtlicher Aufsichtsbehörden sowie gerichtlich untermauert.
Um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicherzustellen, sollten Verantwortliche deshalb auf sichere Alternativen zum Fax zurückgreifen. Beispielsweise können inhaltsverschlüsselte E-Mails (PGP oder S/MIME), DE-Mail, bereichsspezifische digitale Kommunikationsdienste (EGVP/beA/KIM/beBPo), gesicherte Up- und Downloads sowie der herkömmliche postalische Weg (Briefgeheimnis) genutzt werden.
