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Top Thema – Mobiles Arbeiten

nicht erst seit Corona ein Trendthema

Egal ob HomeOffice oder mobiles Arbeiten – mit der Arbeit fern vom ursprünglichen Arbeitsplatz in den Räumen der Verwaltung oder des Unternehmens, stellt sich eine Vielzahl von Fragen.

 

Technik und Ausstattung

  • Welche Hardware wird benötigt?
  • Welche Programme und Fachverfahren werden benötigt?
  • Wie kann eine sichere Verbindung (VPN) eingerichtet werden?

Datenschutz und Datensicherheit

  • Wie kann der Datenschutz gewährleistet werden?
  • Welche Videokonferenzsysteme eignen sich für die sichere Kommunikation?

Organisation und Kommunikation

  • Wie erfolgt die interne Kommunikation?
  • Welche Regelungen und Rahmenbedingungen werden für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes benötigt?
  • Wie können Postausgang und Posteingang organisiert werden?

Ansprechpartner

Geschäftsbereich Vertrieb

Marius Pabst

Mobiles Arbeiten – technisch gut vorbereitet

Hardware und IT-Ausstattung

Für die Arbeit im HomeOffice ist ein einfacher Laptop oft nicht ausreichend. Um dauerhaft und ergonomisch angepasst arbeiten zu können, werden eine Maus, ein externer Bildschirm und eine Tastatur benötigt. Auch Headset oder Smartphone sind für die Kommunikation notwendig.
Welche Standards für das Arbeiten im HomeOffice erforderlich sind und wie die Beschaffung der IT-Ausstattung erfolgen kann, dazu berät ITEBO im Rahmen des Services IT-Beschaffung.

Sichere Verbindung

Der Zugriff auf den eigenen Desktop und das Arbeiten in der gewohnten Umgebung ermöglichen VPN-Clients und Thin-Clients im Rahmen von Desktop as a Service.

 

Programme und Fachverfahren

Mit der Nutzung eines virtuellen Desktops arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgehend im geschützten Netz der Verwaltung, gewohnte Programme und Fachverfahren stehen ebenso zur Verfügung wie die bekannten Ordnerstrukturen und Ablageorte. Besondere Verfahren oder Webdienste sind nicht notwendig.

Bei der Kommunikation mit externen und Dienstleistern kann es dennoch sinnvoll sein, auf sicheren Datenaustausch mittels ITEBO SDS - Scure Data Space zu setzen. 

Mobiles Arbeiten – dem Datenschutz Rechnung tragen

Nicht nur die Datenübertragung aus dem Home Office oder vom mobilen Arbeitsplatz aus erfordert eine besondere Aufmerksamkeit: auch die Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen hinsichtlich des Datenschutzes muss ausreichend berücksichtigt werden.

Sichtschutz

Wer hat Einblick auf die auf meinem Monitor angezeigten Daten? Reicht eine Sichtschutzfolie oder sind weitergehende Maßnahmen erforderlich?

 

Gehörschutz

Wer hört mit? Gerade beim mobilen Arbeiten können ungebetene Zuhörerinnen und Zuhörer nicht immer ausgeschlossen werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen dementsprechend vor allem bei Telefonaten sensibel mit persönlichen Daten und unternehmenskritischen Informationen umgehen.

 

Zugriffsschutz

Wie wird die Hardware gesichert, wenn Sie nicht in Benutzung ist? Welche Papierdokumente verlassen die Verwaltung und wie kann sichergestellt werden, dass diese nicht in die Hände unbefugter gelangen?

 

Schutz bei Videokonferenzen

Zahlreiche Videokonferenzsysteme stehen interessierten Verwaltungen und Unternehmen zur Verfügung. Von MS Teams über Skype, Zoom, GoToMeeting und Cisco Webex bis hin zu BigBlueButton bieten sie eine große Funktionsvielfalt und komfortable Anwendung.
Doch welche Systeme sind wirklich geeignet, um auch die Anforderungen von Datenschutz und Datensicherheit zu erfüllen?

 

Worauf Sie achten müssen und welche Lösungen ITEBO zur Verfügung stellt, erfahren Sie hier: 

Datenschutzberatung

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Videokonferenzsystem

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IT-Sicherheitsberatung

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Mobiles Arbeiten – Team und Teamzusammenhalt im HomeOffice

Sind alle Kolleginnen und Kollegen im Home Office und findet das Team sich physisch nur noch zu seltenen Gelegenheiten zusammen, helfen gemeinsame Routinen und kurze gemeinsame Abstimmungsrunden, um nicht nur den Geschäftsbetrieb, sondern auch die Motivation hoch zu halten.
Allgemeingültige Regelungen – von Arbeitszeit über Verfügbarkeit können dazu beitragen, dass die Kommunikation im Team nicht abreißt. Virtuelle Teamrunden oder feste Termine für eine Video-Kaffeepause aber auch feste Präsenztage im Büro halten das Team zusammen.

 

Posteingang und Postausgang im HomeOffice organisieren

Zahlreiche digitale Tools können die tägliche Arbeit auch im HomeOffice erleichtern. Für die digitale Organisation des Posteingangs steht mit der Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) von enaio® eine Lösung zur Verfügung, die die grundsätzlichen Ablagestrukturen der öffentlichen Verwaltung digitalisieren kann. Eingehende Briefe und Dokumente werden eingescannt und mittels Workflow an die einzelnen Fachbereiche zugeteilt.

zur Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) mit enaio®

Auch in der modernsten Verwaltung kann nicht vollständig auf den analogen Postausgang verzichtet werden. Während ein Brief nach 3 Tagen als rechtlich zugestellt gilt, ist der rechtverbindliche Versand von Dokumenten per E-Mail nicht abgesichert (Ausnahmen können bei der De-Mail bestehen). Analoge Briefpost fällt demnach weiterhin innerhalb der Verwaltung an.

Mit Print as a Service erstellen Sie Einzelbriefe inkl. Anhängen und Beilagen innerhalb der bekannte Umgebung der Fachverfahren - und lassen alles bequem bei der ITEBO drucken, falzen, kuvertieren, frankieren und an den Verteildienstleister übergeben.

mit Print as a Service den Postausgang vereinfachen

So können auch aus dem HomeOffice heraus eingehenden Anfragen bearbeitet und abgeschlossen werden.

Niedersachsen.Digital bietet praktische Hilfen zum Mobilen Arbeiten

Kostenlose Videoseminare der Niedersachsen.Digital bieten über unsere Lösungen hinaus praktische Beispiele und Handlungsempfehlungen für das sichere Arbeiten im HomeOffice:

Videoseminare "HomeOffice aber richtig" der Niedersachsen.Digital

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