Das OZG stellt die Weichen für eine moderne, zeitgemäße und jederzeit digital verfügbare Verwaltung. Doch die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sollte nicht nur die Bereitstellung von Online-Antragsformularen im Bürgerportal OpenR@thaus und damit die Digitalisierung vor der Rathaustür enthalten. Auch hinter den Türen, von den Amtsstuben bis hin zu den mobilen Arbeitsplätzen, sollten Prozesse neu gedacht und digital umgesetzt werden.
Mit der Bereitstellung eines Bürgerportals für Online-Dienstleistungen allein ist es daher nicht getan, für die umfassende Digitalisierung ist die Integration von Fachverfahren essentiell. Doch nicht für jede Online-Dienstleistung und jedes Fachverfahren ist eine direkte Anbindung an das Bürgerportal notwendig und lohnenswert. Für selten genutzte Dienstleistungen oder Dienstleistungen ohne dezidiertes Fachverfahren bietet sich die Anbindung an das verwaltungsinterne Dokumentenmanagementsystem (DMS) an.
Mit dem Modul OR-DMS erlaubt das Bürgerportal OpenR@thaus nun genau diese Integration. Anträge aus dem Bürgerportal können direkt an den Posteingang von enaio® oder anderen, workflowfähigen DMS übergeben werden. Der Antrag und die zugehörigen Dokumente werden automatisiert an die zuständigen Fachdienste übermittelt und direkt innerhalb des DMS bearbeitet. Das DMS übernimmt auch das Zuordnen und Anlegen von Vorgängen und Akten und fungiert darüber hinaus als rechtskonformes Ablage- und Archivsystem im Hintergrund.
„Die reine Bereitstellung von Onlineanträgen ist nicht das ausschlaggebende Kriterium für die Umsetzung des OZGs, fast noch wichtiger ist die digitale Durchgängigkeit im Hintergrund“, fasst Henning Köster, Servicebereichsleiter E-Services/DMS bei der ITEBO-Unternehmensgruppe zusammen. „Das bidirektional agierende Modul OR-DMS ermöglicht genau diese Durchlässigkeit.“ Dank bidirektionaler Schnittstelle erhalten die Bürgerinnen und Bürger eine direkte Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Antrages. Rückfragen und Kommunikation erfolgen für den Fachdienst aus dem DMS heraus und werden direkt in das Bürgerportal zugestellt. Die Verwaltung profitiert von nachvollziehbaren und schnelleren Prozessen, für Bürgerinnen und Bürger werden die Bearbeitungsstände jederzeit transparent dargestellt.
Das Modul OR-DMS befindet sich aktuell in der Pilotphase.
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Ronny Kirchner
Geschäftsbereichsleiter Vertrieb und Digitalisierung
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