Die meisten öffentlichen Verwaltungen haben mittlerweile ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) etabliert und haben es in den laufenden Betrieb übernommen. Dort werden neue Akten angelegt, gepflegt und verwaltet. Doch in den meisten Lagern befinden sich noch überquellende Aktenschränke und papierbasierte Altunterlagen. Insbesondere Fachbereiche wie Bauverwaltung oder Soziales stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten aus der Zeit vor der DMS-Einführung zu verwalten – oft Hunderttausende oder sogar Millionen von Belegen.
Auf Basis einer europaweiten Ausschreibung für einen Rahmenvertrag Scandienstleistungen zur Aktendigitalisierung bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe ihren Gesellschaftern und den Mitgliedern der ITEBO eG eine vergabefreie Digitalisierung der Papierakten. Umfassend und qualitätsgesichert.
Die Abwicklung der Scanleistungen erfolgt mit der REISSWOLF Digital Services GmbH auf Basis eines Rahmenvertrages und eines Auftragsverarbeitungs-Vertrages (AVV). Die ITEBO übernimmt die Projektsteuerung und -koordination im Rahmen eines Projektmandates. Der Partner ist u. a. nach ISO 27001 zertifiziert und hat interne Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen der TR RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) organisiert.
Dadurch werden nicht nur wertvolle Büroflächen freigeräumt, sondern auch die Voraussetzungen für flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten geschaffen.
Ein besonderer Vorteil für unsere Gesellschafter und Mitglieder: Die Beauftragung ist ausschreibungsfrei möglich.
