Liebe ITeBAU-AnwenderInnen,
auch heute informieren wir Sie wieder in unserem dritten Newsletter über aktuelle Themen zu ITeBAU2.0.
1. Migrationsprojekte
In den letzten Wochen wurden die Kick-Off Termine zur Migration mit mittlerweile fast allen Anwendern durchgeführt und jeder hat einen entsprechenden Zugriff auf sein dazugehöriges Jira-Projekt, über welches wir uns im weiteren Verlauf des Projektes abstimmen.
Sollten Sie noch keinen Termin gebucht haben und mit uns noch kein Kick-Off Termin stattgefunden haben, bitten wir Sie dies kurzfristig nachzuholen und sich am besten direkt mit uns in Verbindung zu setzen. Bitte senden Sie uns auch, falls noch nicht geschehen, eine allgemeine Mailadresse zu, um Ihnen einen entsprechenden User für den Projektplan einrichten zu können.
An dieser Stelle möchten wir Sie auch nochmal darauf hinweisen, dass für eine Nutzung von ITeBAU 2.0 bzw. die künftig geforderte XBau2-Kommunikation gewisse Voraussetzungen zu treffen sind. Unter anderem benötigen Sie einen DVDV Eintrag, sowie eine XBau2-fähige XTA 2 Infrastruktur. Diese Themen wurden/werden auch in den Kick-Off Terminen besprochen, aber wir möchten auch hier nochmal darauf hinweisen, dass Sie sich frühzeitig darum kümmern. Sollten Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns.
2. ITEBO Archiv (Zwischenlösung, sofern kein eigenes DMS vorhanden ist)
Auf dem ITeBAU-Forum 2024 haben wir bereits verkündet, dass wir für alle Kunden ohne ein funktionsfähiges DMS eine zeitlich befristete Archivlösung anbieten möchten. Da sich bisher nur ein einziger Kunde hierzu bei uns gemeldet hat, möchten wir nochmal darum bitten, sich bis zum 09.05.2025 bei uns zu melden, wenn eine entsprechende Lösung erforderlich ist. Nur so können wir abschätzen, ob wir eine entsprechende Lösung wirtschaftlich für alle Seiten anbieten können.
3. Archivierung vor/nach der Migration
Mit dem Umstieg auf ITeBAU 2.0 werden wir den Umstieg auf XBau2 vollziehen. Damit verbunden ist auch die Funktionalität, dass in die Plattform geladene Dokumente direkt ins Fachverfahren übertragen werden können (im Unterscheid zu heute, wo lediglich eine Benachrichtigung ohne das jeweilige Dokumente erfolgt). Damit künftig die Dokumente dann auch direkt langzeitarchiviert sind, sollten sie sich im Zuge der DMS Einrichtung am besten auch um die Fachverfahrens-Schnittstelle zwischen Ihrem DMS und Fachverfahren kümmern.
Da die direkte Übertragung von Dokumenten aus der Plattform erst mit Verwendung der XBau2 Nachrichten erfolgt und die Übertragung auch nicht rückwirkend für die bereits vorhandenen Dokumente erfolgen kann, werden vor der Migration auf die neue Plattform auch nicht nur die abgeschlossenen Vorgänge in Ihr DMS überführt (dies machen wir in einem ersten Schritt), sondern auch die Vorgänge, die dann in die neue Plattform migriert werden, so dass auch diese Dokumente dann schon in Ihrem DMS vorhanden sind. Alle nach der Migration neu hinzugefügten Dokumente können dann über die XBau2 Nachrichten ergänzt werden. Damit ist dann auch das Export-Tool nicht mehr erforderlich.
4. Prosoz ITeBAU-Connector wird ersetzt durch ITEBO XBau2-Übersetzer
Siehe dazu separates Infoschreiben.
5. Scanclient: mit XBau2 künftig keine Upload-Funktion
Aufgrund der Tatsache, dass die Nutzung des Scanclients auch aufgrund der veränderten Rechtslagen in den Bundesländern immer weniger genutzt und viele diesen Service auch bereits gekündigt haben, werden wir keine weiteren Entwicklungen mehr in den Scanclient stecken. Im Kontext XBau2 bedeutet dies, dass wir die Upload-Funktion nicht anpassen werden, um die gescannten Dokumente dann per xBau2 Nachricht in den Projektraum übertragen zu können. Alle übrigen Funktionalitäten bleiben auch weiterhin erhalten, so dass z.B. ein Einscannen, Zwischenspeichern und Upload über die Plattformoberfläche möglich ist.
6. Sachstand Migrations-Tool
Über die vorangegangenen Newsletter sowie in den Kick-Offs zur Migration haben wir Sie bereits darauf hingewiesen, dass nur Projekträume zu laufenden Verfahren nach ITeBAU 2.0 migriert werden. Zu diesem Zweck entwickeln wir für Sie momentan ein Migrationstool. Mithilfe dieses Tools ist es möglich, die Daten aus den Projekträumen der bisherigen Plattform zu exportieren und in die neue Plattform zu überführen. Nach der Migration der Daten in ITeBAU 2.0 finden Sie die entsprechenden Projekträume samt Daten in Ihrer bisher gewohnten Struktur vor. Die Entwicklungen sind schon weit fortgeschritten, sodass ein Einsatz des Tools ab Juni 2025 als realistisch eingeschätzt werden kann.
7. Bereitstellung von ITeBAU2.0 Test-Projekten
Die ITEBO internen Dalux Schulungen sind mittlerweile abgeschlossen und wir werden nun im Zeitraum Anfang/Mitte Mai 2025 für jeden Kunden einen Projektraum inkl. Benutzer auf der neuen Plattform einrichten. Dabei werden wir auch die jeweilige Vorlage der bisherigen Projekträume verwenden, so dass sich jeder mit der gewohnten Ordnerstruktur etc. auf der Plattform wiederfindet und schon einmal erste aktive Erfahrungen sammeln kann. Wir werden dazu auf jeden Kunden zukommen und auch die Grundfunktionen der Plattform einmal kurz vorstellen, damit sie anschließend loslegen können.
