Eine Umfrage der ITEBO im Rahmen einer Veranstaltung kommt zu dem Ergebnis: 38% der befragten Verwaltungen nutzen bereits Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag. Während diese Verwaltungen bereits Copilot, ChatGPT oder RPA (Robot Process Automation) einsetzen, stehen 62% der Kunden noch ganz am Anfang.
In der Umfrage der ITEBO war die meistgenannte Aufgabe, die die Verwaltungsangestellten an die KI übertragen möchten, die Recherche und Informationsbeschaffung. Aber auch Dokumentenerstellung (Word, PowerPoint) und Datenanalyse (Excel) stehen hoch im Kurs. Die Unterstützungsmöglichkeiten durch KI sind vielfältig. Mit Blick auf die häufigsten Anwendungsfälle hat die ITEBO verschiedene Lösungen im Fokus.
Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail- bzw. Kalenderverwaltung kann Microsoft Copilot bereits heute sehr gut. „Einen freien Termin mit mehreren Personen finden funktioniert viel schneller als mit anderen Tools. Auch E-Mails oder Termine in Kategorien unterteilen oder E-Mails inhaltlich zusammenfassen, geht dank Copilot bereits automatisch.“ sagt Gerald Leitke von der ITEBO.
Mit enaio® gpt steht dem Nutzenden eine KI-Komponente zur Verfügung, mit der die Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® intelligent durchsucht werden können. Dabei werden nur die Dateien durchsucht, auf die der Anfragende berechtigt ist. „Stellungnahmen zu spezifischen Sachverhalten können mit enaio® gpt sehr effizient gestaltet werden.“, so Gerald Leitke.
Auch der ITeBOT - ein Chat- und Voicebot für Verwaltungen - beantwortet wiederkehrende Anfragen, unabhängig davon, ob er intern oder extern eingesetzt wird. Dadurch kann er den Mitarbeitenden der Verwaltung schrittweise Aufgaben abnehmen.
Bei Robotic Process Automation (RPA) übernimmt ein Software Roboter regelbasierte wiederkehrende Aufgaben. Dieser digitale Assistent agiert wie ein menschlicher Benutzer. Er kann Anwendungen bedienen, Daten eingeben und Prozesse ausführen.
Hierzu werden die gewünschten Abläufe in einer Maske definiert, die anschließend autonom im Hintergrund umgesetzt werden. Denkt man z.B. an das Einreichen eines Antrages, ist es immer dasselbe Formular, welches ausgefüllt abgegeben wird. Diesen Antrag kann der Roboter automatisiert verarbeiten.
Damit stehen drei konkrete Anwendungsfälle, die den Arbeitsalltag in der Verwaltung erleichtern, direkt zur Verfügung. Doch: ein weiteres Ergebnis der Kundenbefragung war, dass eine große Herausforderung beim Einsatz von KI die Klärung datenschutzrechtlicher Fragestellungen darstellt. Aus diesem Grund wird der Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit der ITEBO bei der Aufnahme von KI Lösungen in das Produktportfolio beratend einbezogen. Mit der Unterstützung durch Prof. Dr. Volker Lüdemann, wissenschaftlicher Leiter des Niedersächsischen Datenschutzzentrums (NDZ) an der Hochschule Osnabrück wurde für einige der vorgenannten KI Lösungen bereits ein Vorgehen entwickelt, um die Kunden bei der Einführung zielsicher zu beraten. Hierzu zählt insbesondere die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfer-Folgenabschätzung, als auch die Ausarbeitung geeigneter Abhilfemaßnahmen.
Starten Sie jetzt mit datenschutzkonformen KI-Lösungen – Gerald Leitke beantwortet Ihre Fragen gern.
Gerald Leitke
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