Seit dem 1. Juli hat das Bistum Osnabrück den Bereich Payroll komplett digitalisiert. Von der Personalakte über die Personalabrechnung bis hin zum Entgeltbeleg ist jetzt für die Mitarbeiterin und den Mitarbeiter alles digital. Es wird deutlich weniger Papier verbraucht, es wird kein Porto mehr fällig und die Prozesse laufen schneller.
Das Bistum Osnabrück wollte alle Prozesse im Bereich der Gehaltsabrechnung verschlanken, die Kosten reduzieren und zusätzlich nachhaltiger arbeiten. Das war das Ziel des Projektes. Seit Anfang 2019 wurden sukzessive die Abläufe auf eine digitale Arbeitsweise umgestellt. Mit Unterstützung der ITEBO Unternehmensgruppe wurden Ideen in gemeinsame Konzepte umgewandelt und anschließend umgesetzt. Durch moderne Softwarelösungen wurden die Prozesse im Personal-Bereich beim Bistum Osnabrück optimiert und qualitätsgesichert.
Eine bedeutende Arbeitserleichterung ist die digitale Personalakte. Alle Informationen zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter liegen gebündelt vor und über eine Suchfunktion findet man spürbar schneller Antworten. Insbesondere in Zeiten des Homeoffice während der Corona-Pandemie ist dieser Digitalisierungsschritt von besonderer Bedeutung. Zahlreiche Arbeitsabläufe sind jetzt strukturierter und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können deutlich schneller reagieren. Das gestaltet die Zusammenarbeit effizienter und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
Für das Bistum Osnabrück ist die Personalabrechnung eine besondere Herausforderung, da es ca. 12.000 Angestellte und Beamte abrechnet. Das beinhaltet alle kirchlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Bistum, die z.B. in Kindergärten, Schulen, Bildungshäuser, Vereinen und vielen anderen Einrichtungen der kirchlichen Arbeitgeber tätig sind.
An die Personalabrechnung werden hohe Qualitätsanforderungen gestellt. Wenn hier Fehler entstehen, sind sie besonders folgenschwer für das Personal. Durch neue digitale Prüfmechanismen in der digitalen Entgeltkontrolle wird dem Bistum der hohe Qualitätsanspruch an die Personalabrechnung gesichert.
„Die ITEBO hat uns hier gut bei der Umsetzung unterstützt. Alle Systeme werden im ITEBO Rechenzentrum gehostet und von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Unternehmensgruppe supportet. Die Einführung der Digitalisierung stellt eine weitere gute und zukunftsträchtige Grundlage für die Arbeit in der Abrechnung dar und gibt für die Betreuung der insgesamt 12.000 Personalfälle der verschiedenen kirchlichen Arbeitgeber ein sicheres Gefühl.“ berichtet Angela Müller, Referatsleitung der Gehaltsabrechnung beim Bistum Osnabrück, abschließend zu dem Projekt.
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Dirk Borgelt
Servicebereichsleiter Personalmanagement
0541/9631-446
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