Die DSGVO verpflichtet im Artikel 30 jeden Verantwortlichen zum Führen eines Verzeichnisses aller Verarbeitungstätigkeiten. Ziel ist es, Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erhalten und die Verwaltung rechtlich abzusichern.
Verantwortlich ist an dieser Stelle jedoch nicht der Datenschutzbeauftragte. Im Fokus steht vielmehr eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Für Sie als Verwaltung bedeutet das, dass alle Verarbeitungstätigkeiten, die persönliche Daten von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen betreffen und in der täglichen Arbeit anfallen, im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt werden müssen. Dies betrifft sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Tätigkeiten.
Den ersten praktischen Nutzen des Verarbeitungsverzeichnisses haben Sie bei Auskunftsersuchen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Hier dient es als Informationsgrundlage. Mit seiner Hilfe können Auskunftsanfragen zeitnah bearbeitet werden, lassen sich die Informationspflichten erfüllen, sowie Löschkonzepte entwickeln und umsetzen.
Das Verarbeitungsverzeichnis strukturiert die Datenschutzdokumentation und hilft dem Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten beim Nachweis der Einhaltung der Datenschutzgesetze– auch gegenüber der Aufsichtsbehörde. Denn Aufsichtsbehörden können jederzeit die Vorlage des Verarbeitungsverzeichnisses verlangen. Es hilft dabei einen umfassenden Überblick über den Stand der Umsetzung des Datenschutzes in der jeweiligen Einrichtung zu erhalten.
Das Verzeichnis dient der Gemeinde weiterhin als Informationsgrundlage bei Auskunftsersuchen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Mit seiner Hilfe können Auskunftsanfragen zeitnah bearbeitet werden, lassen sich die Informationspflichten erfüllen, sowie Löschkonzepte entwickeln und umsetzen.
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