- Identifizieren Sie die Verfahren und Prozesse, in denen persönliche Daten erhoben oder verarbeitet werden.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um automatisierte Verfahren oder nicht-automatisierte Verfahren handelt. Zur Datenerhebung gehören bspw.
- Durchführung von Melderechtsvorgängen
- Kita- oder Schulanmeldungen
- Teilnehmermanagement bei Veranstaltungen
Aber auch
- Listen in Excel: Wahlhelfer, Geburtstage, Vorgangsübersichten
- Personalvorgänge: Bewerbungen, Nebenakten in den Abteilungen, berufliches Eingliederungsmanagement (BEM)
2. Erarbeiten Sie eine Vorlage, die Ihre Kolleginnen und Kollegen für die Dokumentation nutzen können. Alternativ sprechen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten bei der ITEBO-Unternehmensgruppe an.
3. Prüfen Sie, ob alle Verfahren und Prozesse erfasst und dokumentiert wurden.
4. Verfahrensverzeichnisse sind aktuell zu halten. Führen Sie daher eine mindestens jährliche Kontrolle der Verarbeitungsverzeichnisse durch. Beachten Sie, dass nicht nur Änderungen in Prozessen oder im Betriebsablauf, sondern auch Updates eine Anpassung erforderlich machen können.
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