Art. 17, Abs. 1 a) der DSGVO regelt das Recht auf Vergessen werden bzw. das Recht auf die Löschung von Daten. Demnach sind die personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.
Soweit sich keine konkreten Aufbewahrungsfristen aus gesetzlichen Vorschriften ergeben (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen), kann die Leitung der Kindertagesstätte in Absprache mit dem Träger die Fristen selbst festlegen. Wenn ein Vorgang noch nicht endgültig abgeschlossen oder ein Gerichtsverfahren noch anhängig ist, sollten die Daten dementsprechend länger aufbewahrt werden. Allgemein gilt der Grundsatz: „So kurz wie möglich, so lange wie nötig". Typische Aufbewahrungsfristen liegen je nach Dokumentenart zwischen 1 und 3 Jahren, können aber auch bis zu 30 Jahre betragen.
Unterlagen der einzelnen Kinder, wie Zeichnungen, Bastelarbeiten o.ä., die die Kindertagesstätte nicht mehr benötigt, sollten den Eltern angeboten werden. Häufig werden diese über die gesamte Zeit des Kita-Besuches gesammelt und am Ende zur Erinnerung überreicht. Wenn in dieser Mappe auch Bildaufnahmen von anderen Kindern enthalten sein sollen, beachten Sie bitte auch die Hinweise weiter unten zur Datenweitergabe.
