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Infoma newsystem – digitales Finanzwesen für die moderne Verwaltung

Mit Infoma newsystem hat die Axians Infoma ein hochfunktionales und sehr erfolgreiches Finanzwesen für die öffentliche Verwaltung geschaffen. Ziel der Entwicklung war von Beginn an keine Entweder-oder-Entscheidung zu verlangen, sondern der Verwaltung die Wahl zu lassen, wie Sie arbeiten möchte. Die Digitalisierung der einzelnen Arbeitsschritte wird dabei stets mitgedacht. Die grundlegende Idee ist es, in einem geschlossenen System auf einheitlicher Datenbasis vollständig digital zu arbeiten.

Mit Infoma newsystem integrieren Sie schon heute alle finanznahen Aufgaben in Ihr ERP-System, optimieren dank digitaler Rechnungs- und Bestellworkflows die Prozesslaufzeiten und Prozesssicherheit und binden neben allen Fachabteilungen auch Bürgerinnen und Bürger in Ihre smarten Prozesse ein. 

Und ganz nebenbei gehören papiergebundene Prozesse der Vergangenheit an – die moderne Verwaltung ist fit für mobiles Arbeiten bei freier Zeiteinteilung. 
 

Ansprechpartner

Geschäftsbereich Vertrieb

Ralf Hörnschemeyer

Servicebereichsleiter ERP-Systeme Infoma newsystem

Tobias Menke

Produkt Neuigkeiten

|Mehr als 10 Jahre Doppik! Wie die Finanzfachverfahren Infoma newsystem und SAP…
|breites Schulungs- und Webinarangebot für die Finanzverwaltung mit Infoma…

Infoma newsystem – Vernetzung in alle Fachabteilungen

Als zentraler Dreh- und Angelpunkt bietet Infoma newsystem zahlreiche Schnittstellen zu verwaltungsinternen Fachverfahren. Digitale Prozesse und Schnittstellen ermöglichen damit nicht nur die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an ein modernes kommunales Haushalts- und Rechnungswesen mit durchgängiger Finanz-, Ergebnis- und Vermögensrechnung bzw. -planung. Auch weitergehende Aufgaben – von der Planung bis zum Jahresabschluss, von der Abwicklung des Zahlungsverkehrs über die Überwachung der Forderungen bis hin zur Vollstreckung, von der Veranlagung sämtlicher Steuern, Gebühren, Beiträge bis zur Versandoptimierung und elektronischen Zustellung der Bescheide – werden abgedeckt.

Nicht zuletzt bietet die umfangreiche Modulwelt von Infoma newsystem auch Lösungen für Kommunale Betriebe, das Liegenschafts- und Gebäudemanagement und die Darlehensverwaltung. Daneben bietet das Infoma newsystem ePortal Services für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, die zwar nicht im ERP-System arbeiten, aber dennoch in Prozesse eingebunden werden sollen.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist seit 2001 Partner der Axians Infoma. In zahlreichen Kundenumfragen bescheinigen die Kunden der ITEBO uns einen exzellenten Service und eine hohe Beratungsqualität. Seit 2004 tragen wir auch den Titel Certified Consultant der Axians Infoma.

 

Funktionen und Module 

Das Hosting des Systems, die Bereitstellung von eigenen Fachverfahrensbetreuern, die Unterstützung bei der Einführung des Systems oder einzelner Module: Das Leistungsspektrum umfasst alle wesentlichen Aufgaben, die für die erfolgreiche Nutzung und den kontinuierlichen Ausbau des Finanzverfahrens erforderlich sind. 

 

Infoma newsystem – das Kernsystem 

Das Finanzverfahren ermöglicht effizientes Arbeiten durch die Optimierung von Verwaltungsabläufen. Routinetätigkeiten werden automatisiert oder zumindest vereinfacht, Verwaltungsabläufe optimiert und die Arbeitsplanung unterstütztet. Transparenz und Aussagekraft sind die Folge und ermöglichen fundierte Entscheidungen.

Infoma newsystem Doppik Rechnungsworkflow

Kürzere Durchlaufzeiten, sichere Vertretung in Abwesenheiten und vollumfängliche digitale Bearbeitung – der Rechnungsworkflow von Infoma newsystem lässt keine Wünsche offen.

Vom digitalen oder analogen Rechnungseingang über die Vorkontierung und Zuweisung der Freigabebeteiligten bis hin zur Dokumentation der Freigaben und der abschließenden Verbuchung werden alle Einzelprozesse direkt auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt. Alle Prozessschritte lassen sich komplett integrieren. Auch Sonderregelungen wie erweiterte Freigabeschleifen bei hohen Rechnungsbeträgen lassen sich direkt abbilden. Bei Bedarf ist für jede Rechnung der aktuelle Status einsehbar, Freigabeerinnerungen und/oder Klärungsbedarfe werden direkt im System vorgenommen.

Die Integration der elektronischen Signaturkomponenten, sowie die revisionssichere Archivierung der Rechnungen und prozessbegleitenden Dokumente runden den Rechnungsworkflow inhaltlich ab.

Infoma newsystem Doppik Bestellworkflow

Ergänzend zu einem funktionalen Rechnungsworkflow, aber nicht davon abhängig, ist der Bestellworkflow. Mit seiner Hilfe können die Bedarfsmeldung und die dazugehörige Mittelreservierung in Infoma newsystem in einem einzigen Schritt vorgenommen werden. Die Berücksichtigung formaler Genehmigungen und die daraus resultierende Bestellung an den Lieferanten sind ebenso in den Bestellworkflow eingebunden. So werden alle Prozessschritte digital und nachvollziehbar abgebildet. 

Bestellvorgänge gehen nicht mehr verloren und sind im Nachhinein über die elektronische Akte revisionssicher nachzuvollziehen. Der Bonus: werden Bestellworkflow und Rechnungsworkflow miteinander gekoppelt, können die Rechnungen direkt den Bestellungen zugewiesen werden. Das vereinfacht und beschleunigt die Rechnungsprüfung und -freigabe durch die Beteiligten.

Infoma newsystem Doppik Freigabeworkflow

Nicht nur Rechnungen und Bestellungen lassen sich über einen Workflow abbilden. Auch die Freigabe sonstiger Dokumente – von Tages-, Wochen- und Monatsabschluss über Stornierungen und Umbuchungen oder Anordnungsprotokolle kann über effiziente und medienbruchfreie Freigabeworkflows erfolgen. 

Der digitale Freigabeworkflow reduziert dabei nicht nur den Papieraufwand, sondern dokumentiert lückenlos den Status der Freigaben. Ergänzungen oder Änderungen im Dokument können jederzeit durch die Verantwortlichen vorgenommen werden, Prozessstati sind jederzeit einsehbar. Die revisionssichere Ablage der digitalen Dokumente über entsprechende IMS-Adapter garantiert, dass auch später alle Prozessschritte nachvollziehbar sind. 

Reduzierte Durchlaufzeiten und der Wegfall von Papier- und Druckkosten machen den Freigabeworkflow zusätzlich attraktiv.

Infoma newsystem Doppik ePortal Webkasse

Um das intelligente und vernetzte Verwaltungshandeln weiter zu unterstützen, hat Axians Infoma mit dem ePortal Webkasse eine Lösung entwickelt, die bei der Bearbeitung von Ausgangsrechnungen digital unterstützt. Das ePortal nutzt die eFaktura-Lösung. Damit lassen sich prozessgestützt Rechnungen und Gebührenbescheide erstellen und direkt im Finanzwesen verarbeiten.

Die bedienungsfreundlichen Web-Oberfläche für dezentrale Zahlungsprozesse ist dazu gedacht, vor allem die Fachämter dezentraler Betriebsstätten wie beispielsweise Bürgerbüro, Kindergarten, Schwimmbad, Bauhof etc. in die Finanzprozesse einzubeziehen. Für sie erlaubt das ePortal die komfortable Handhabung für die Bereiche Anordnung, Faktura, Kassenanzeige, Freigabeworkflow, Beschaffung, Kennzahlen Produktbuch sowie Einzahlungen und Auszahlungen. Auch das Abbilden von Handvorschüssen ist möglich.

Die am Tagesende erstellten Kassenabschlüsse stehen inklusive aller Transaktionen direkt im Finanzverfahren zur Verfügung. Der Zugriff auf alle relevanten Daten des Finanzwesens bietet auch hier entscheidende Vorteile bei der täglichen Rechnungsbearbeitung.

Weitere Module Doppik

Infoma newsystem Doppik Kommunaler Gesamtabschluss 
Aufgabenlisten im Fachverfahren bilden den gesamten Prozess des jährlich zu erstellenden kommunalen Gesamtabschlusses ab. Die komfortable Unterstützung ermöglicht auch die Abbildung beliebig vieler Beteiligungen. 

Infoma newsystem Doppik Vertragsverwaltung
Das Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeichnis und erlaubt ein strukturiertes Vertragsmanagement mit zentraler oder dezentraler Pflege. 

Infoma newsystem Doppik eRechnungs-Import
Formatunabhängiger Import von elektronischen Rechnungen (xRechnung oder ZugFERD) und Weitergabe an das Finanzfachverfahren Infoma newsystem oder den Rechnungsworkflow. 

Infoma newsystem Doppik eRechnungs-Manager 
Übernimmt neben dem Import der Rechnungen auch die strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten unabhängig vom Eingangskanal und reichert diese intelligent an, bspw. durch historische Buchungsdaten. Elektronische Rechnungen aus Portal- oder Cloud-Services können ebenso strukturiert aufbereitet werden wie per E-Mail, Schnittstelle oder postalisch eingehende. 
 

Unsere Leistungen

Nutzen Sie das Know-how der Certified Consultants der Axians Infoma:

  • Projektmanagement
  • Beratung und Unterstützung bei Installation, Konfiguration und Datenmigration
  • Implementierung von Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Verfahren
  • Administration der Datenbank und Pflege der Software
  • Pflege und Support von Zusatzentwicklungen (Berichte, Bürgerkonto, etc.)
  • Schulungen & Workshops
  • Unterstützung der Anwender per Telefon & Fernwartung
     

Downloads

Gemeinde Hilter a.T.W.

In unserem Haus nimmt das Finanzwesen die zentrale Rolle in der IT der Verwaltung ein. Herzstück unserer Digitalisierung ist unsere Finanzsoftware. Deshalb haben wir uns für eine Vertragsverwaltung aus Infoma newsystem heraus entschieden.

Bastian Sommer, Kämmerer

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